loading-img

Как вести учет безналичных и наличных денег

В Seeneco можно вести учет всех денег в бизнесе – на расчетных счетах в банке, наличных в кассах, на торговых точках, на банковской карточке, на руках у сотрудников. Цель Seeneco – свести в одну систему и показать руководителю/собственнику все деньги бизнеса.

Для загрузки и просмотра счетов используется раздел «Денежные средства».

Почему важно отличать «Денежные средства» от «Доходов и расходов», и как это отражено в сервисе.

Расчетные счета юр.лица в Seeneco называются «Банковский счет». Все остальные деньги – «Учет наличных».

Чтобы создать в системе банковский счет достаточно загрузить выписку по расчетному счету или подключить интеграцию с банком.

Для учета наличных можно загрузить Excel-файл или создать счет для ведения наличных и вносить операцию вручную.

Присвоение статей, проектов, даты начисления платежей, поиск операций и создание выборок и т.д. ведутся в разделе «Доходы и расходы».

 

Уровни учета

В финансовом управлении компанией принято два уровня учета – учет движения денежных средств и учет доходов и расходов.

Движение денежных средств – это фактические выплаты и поступления денег на счетах и кассах организации.

Доходы и расходы – это операции, признанные фактом ведения коммерческой деятельности.

Доходы и расходы могут отличаться от фактического движения денег. Например, перевод денег со счета организации в кассу на счете отобразится как выплата, но в учете расходов или доходов не будет отображена. Отдельные выплаты или поступления могут признаваться доходом или расходом в другой период /дату. Например, при поступлении денег в качестве аванса на поставку продукции дата дохода должна быть отражена датой фактической передачи продукции и т.д.

Расчет финансового результата компании по датам фактических платежей называют кассовым методом. Расчет финансового результата по датам признаний доходов и расходов – метом начислений.

Подробнее о важности разделения уровней учета в статье в нашем блоге.

В Seeneco для разделения уровней учета есть несколько инструментов:

  • Раздел «Денежные средства» отображает счета и кассы организации. В выписках по этим счетам отражается фактическое движение денег.

 

  • Раздел «Доходы и расходы» отображает всю ленту финансовых операций доходов и расходов. Здесь можно отражаются операции по датам признаний или датам платежа.

 

  • В разделе «Доходы и расходы» для каждой финансовой операции можно задать дату признания.

 

  • Для построения финансовой аналитики на основе кассового метода или метода начислений можно использования переключатели.

Загрузка выписки с расчетного счета

В Seeneco можно загрузить выписку с любого банка. Для этого зайдите в интернет-банк и скачайте выписку за нужный период в формате 1С. Этот формат поддерживают все российские банки. Файл выписки будет с расширением .txt

В разделе «Денежные средства», нажмите «Добавить» и выберите «Импорт выписки из банк-клиента».

 

Также выписку загрузить из раздела «Доходы и Расходы», нажав кнопку «Добавить».

 

Еще выписку можно загрузить в окне дашборда (открывается по клику на букву S в левом верхнем углу). Нажмите «Я хочу» — > «Загрузить выписку».

Справа откроется окошко. Перетащите в него файл выписки или выберите файл в папке на компьютере, нажав «Загрузите документы». После нажмите «Импортировать».

 

После нескольких секунд загрузки (зависит от количества операций), новый счет с операциями добавится в списке счетов. При загрузке выписки с расчетного счета сервис сам определяет название организации и заводит ее в справочнике.

Если выписка по этому счету ранее уже загружалась, то операции будут загружены в существующий счет. В случае если часть операций из выписки уже загружена, сервис пропустит их, не создавая дублей.

Автозагрузка операций с расчетного счета в банке

Чтобы не загружать каждый раз выписку из банка в Seeneco, можно настроить интеграцию с вашим расчетным счете в банке. При настроенной интеграции каждый раз, когда вы заходите в сервис, все новые операции будут загружаться автоматически.

Seeneco поддерживает интеграцию со Сбербанком РФ, Альфа-Банком, Тинькофф Банком, банком Точка и Модульбанком.

Для подключения счета в разделе «Денежные средства» нажмите кнопку «Добавить» и выберите «Новый счет».

 

Далее выберите «Банковский счет».

 

Далее выберите ваш банк.

 

Модульбанк. Настройка интеграции.

Выберите Модульбанк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Модульбанке.

Нажмите «Подтвердить интеграцию».

 

Далее сервис перенаправит вас в интернет-банк Модульбанка, где необходимо подтвердить интеграцию, разрешив Seeneco получать выписки по счетам.

 

После подтверждения, вы будете автоматически перенаправлены обратно в сервис.

Выберите период, за который хотите загрузить операции, и нажмите добавить напротив счетов, которые хотите загрузить в сервис.

После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».

Альфа-Банк. Настройка интеграции

Выберите Альфа-Банк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Альфа-Банке.

Нажмите «Получить код».

 

Seeneco сгенерирует код-идентификатор. Скопируйте его. Он потребуется вам для настройки интеграции в интернет-банке.

Зайдите в интернет-банк «Альфа-Бизнес Онлайн»https://link.alfabank.ru/webclient/pages

Нажмите «Настройки».

 

Выберите «Услуги партнеров Альфа-Банка».

В списке «Услуги партнеров Альфа-Банка» найдите «Финансовая аналитика Альфа-Seeneco».

 

Нажмите «Управление услугой».

 

Нажмите «Организация».

Выберите организацию, для которой хотите подключить сервис, и нажмите «Выбрать».

 

Введите идентификатор, который вы скопировали при добавлении аккаунта в сервисе Seeneco, в поле «Учетная запись во внешней системе» и нажмите «Подключить».

 

В поле «Введите код» укажите код, который получили в СМС-сообщении. Нажмите «Подписать».

Далее появится окно с разделом «Подключенные организации», где ваша заявка на подключение будет со статусом услуги «Ожидается подключение».

В течение короткого времени заявка будет обработана. В случае успешной настройки статус услуги изменится на статус «Подключена».

 

Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco. Нажмите «Продолжить»

Далее выберите период, за который хотите загрузить операции.

Укажите номер вашего расчетного счета в банке. Валюта будет выбрана автоматически.

Напишите удобное вам наименование счета и впишите или выберите уже созданную в системе организацию. Нажмите «Импорт».

 

Дождитесь окончания загрузки операций.

 

После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».

 

Банк Точка. Настройка интеграции.

Выберите банк Точка из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в банке Точка.

 

Зайдите в интернет-банк банка Точкаhttps://z.tochka.com/login/

Перейдите в раздел «Настройки» и выберите подраздел «Создать пользователя для веб-сервисов».

 

Внесите в поле «Имя пользователя» произвольное имя, которое будет обозначать эту интеграцию (н-р, Синеко). Далее укажите номер телефона для отправки пароля и выберите компанию, по счетам которой вы хотите подключить интеграцию. Нажмите «Продолжить».

 

В поле внесите пароль из смс.

На указанный выше телефон вам придет пароль и логин, который нужно будет указать в Seeneco.

Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco.

Далее впишите логин и пароль, которые вам пришли в смс от банка.

Нажмите «Продолжить».

 

Далее выберите период, за который хотите загрузить операции.

Укажите номер вашего расчетного счета в банке. Валюта будет выбрана автоматически.

Напишите удобное вам наименование счета и впишите или выберите уже созданную в системе организацию. Нажмите «Импорт».

 

Дождитесь окончания загрузки.

 

После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».

 

Тинькофф Банк. Настройка интеграции.

Выберите Тинькофф Банк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Тинькофф Банке.

Нажмите «Подтвердить интеграцию».

Далее сервис перенаправит вас на форму входа в интернет-банк, где необходимо ввести логин и пароль от Тинькофф Банка.

 

После ввода логина и пароля, вы будете автоматически перенаправлены  обратно Seeneco.

Счета в Тинькофф Банке могут быть привязаны к созданной ранее в Seeneco организации. Для этого выберите ее из списка.

Если нужно создать новую организацию, поставьте галочку «Указать реквизиты вручную» и заполните имя и ИНН.

Нажмите «Получить счета».

 

Выберите период, за который хотите загрузить операции, и нажмите добавить напротив счетов, которые хотите загрузить в сервис.

 

После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».

 

Сбербанк. Настройка интеграции.

Выберите Сбербанк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Сбербанке.

Перейдите по ссылкеhttps://sbbfm.ru/atr-framework-services/login

Нажмите «Войти»

Введите логин и пароль от аккаунта в Seeneco.

 

Перейдите в старую версию сервиса.

 

Перейдите в личный кабинет арендатора.

 

Перейдите на вкладку «Внешние сервисы» и кликнете на Сбербанк».

 

Нажмите «Авторизовать»

 

Далее вы будете перенаправлены для входа в интернет-банк «Сбербанк Бизнес Онлайн». Введите логин и пароль и подтвердите вход (смс или токен).

 

Далее для передачи операций по счетам в Сбербанке подтвердите предложенную оферту.

Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco. Нажмите «Продолжить».

 

Выберите период, за который хотите загрузить операции, и нажмите добавить напротив счетов, которые хотите загрузить в сервис.

После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».

 

Учет наличных операций

Все операции с деньгами не по расчетному счету организации в Seeneco считаются наличными.

Наличные в Seeneco можно вносить вручную (в сервисе или в мобильном приложении) или через импорт в Excel.

 

Создание счета для учета наличных

Для внесения операций вручную нужно создать счет для учета наличных.

В разделе «Денежные средства» нажмите кнопку «Добавить» и выберите «Новый счет».

 

Выберите «Учет наличных».

 

Впишите удобное вам название для счета, укажите номер кассы (он может быть любым и потребуется при импорте операций через Excel) и валюту.

Если в сервисе уже заведена организация, то можно счет привязать к ней. Привязку к организации можно сделать позже.

Чтобы сервис корректно отображал сумму денег в бизнесе, укажите остаток денег на счете на определенную дату.

Нажмите «Сохранить».

 

После счет появится в списке счетов в разделе «Денежные средства».

 

Добавление платежей

Добавить новый платеж в счет наличными можно в разделе «Доходы и расходы» по кнопке «Добавить» и выбрав нужно направление – выплату или поступление.

 

Добавить платеж также можно из основного дашборда.

 

Также можно добавить платеж, нажав на поле нужного счета в разделе «Денежные средства» и кликнув «Выписка».

На форме ввода платежа укажите 1) сумму платежа, 2) фактическую дату выплаты / поступления, 3) назначение 4) контрагента (кому предназначен платеж или от кого получен).

Далее в форме платежа можно изменить дату признания дохода / расхода. Seeneco автоматически проставляет дату признания дохода / расхода той же датой, что и фактическая дата проведение операции.

Подробнее, что такое дата признания платежа.

Также в форме вы можете сразу указать статью и проект для данной операции. Это можно сделать позднее из ленты операций в разделе «Доходы и расходы».

Как привязать статьи к операциям.

Подтвердите создание платежа кнопкой «Добавить поступление» / «Добавить выплату».

 

Импорт Excel

Если вы вели учет денег в Excel или хотите быстро перенести в Seeneco записи о корпоративных расходах/доходах, например, по банковской карте, можно быстро загрузить эти операции через шаблон Exсel.

Загрузить Excel можно в разделе «Доходы и расходы», нажав кнопку «Добавить» и выбрав «Импорт операций из Ecxel файла».

 

Или из раздела «Денежные средства».

Заполненный вашими операциями шаблон перетащите в открывшееся окошко (или выберите его в папке по клику на текст «загрузите документы»). Нажмите «Импортировать».

Если вы впервые загружаете операции, предварительно скачайте шаблон Ecxel.

 

Как заполнить шаблон Excel?

Откройте вторую вкладку таблицы – CashFlow. Скопируйте ваши операции в соответствующие колонки. Обязательными корректной загрузки являются следующие поля таблицы:

OperationUID – в Seeneco у каждой операции есть уникальный номер. При загрузке проставьте сюда произвольные число. Важно, чтобы для каждой операции они не повторялись.

Direction – это направление движения денег. Поставьте INCOMING для поступлений, OUTGOING для выплат, TRANSFER для внутренних переводов.

Amount – сумма операции.

OperationDate – фактическая дата операции.

AccountNumber – это номер кассы.

Если ранее в Seeneco вы не создавали счетов для учета наличных, или загружаемые операции относятся к созданному ранее счету, – то проставьте тут любое удобное для вас число, которое будет обозначать номер счета. После загрузки шаблона в системе автоматически создаться новый счет.

Если вы загружаете операции в уже созданный счет, проставьте в этой колонке номер этого счета (кассы). Посмотреть этот номер в можно в разделе «Денежные средства» в списке счетов.

 

AccountType – это тип счета. Для операций по счету с наличными укажите CASH.

Counterparty – плательщик или получатель денег (не является обязательным, но желателен для дальнейшей работы с операциями и аналитикой).

 

Для отметки переводов между своими счетами:

TransferAccountNumber – номер счета в Seeneco, НА который переводятся деньги.

TransferAccountType — это тип счета, НА который переводятся деньги.

 

Остальные значения колонок являются не обязательными для загрузки. Отнести операции к статьям и проектам можно позже в самом сервисе.

Подробная информация о подготовке шаблона для загрузки есть на первой вкладке Ecxel файла – Readme.

Если у вас возникли сложности или ошибки при загрузке операций через шаблон Excel, напишите нам в чат.

 

Создание переводов между собственными счетами

 

Seeneco предусматривает автоматическую отметку передов и два сценария создания переводов между счетами вручную.

Автоматическая отметка перевода

Seeneco автоматически распознает переводы между расчетными счетами, которые ведутся в сервисе. Система находит разнонаправленные платежи на одну и ту же сумму, с той же датой и отмечает их как перевод.

Если перевод не распознался автоматически, его можно отметить вручную.

 

Перевод по двум существующим операциям (между расчетными счетами)

Этот сценарий подойдет, когда в Seeneco уже загружены операции, которые нужно отметить, как внутренние переводы. Выбирайте это вариант для отметок о переводе между расчетными счетами в банке, если это не произошло автоматически.

Найдите одну из операций, которую хотите отменить переводом. Кликнете на нее и выберете «Объединить в перевод».

Система найдет зеркальную операцию на туже сумму и с той же датой и предложит выбрать ее для перевода.

После отметки операции о переводе между счетами в банке (безналичный перевод), снять такую отметку нельзя.

Операции перевода будут отображаться только в выписке по счетам в разделе «Денежные средства».

Как найти операции в выписке по счету – смотрите ниже.

 

Создание перевода из одной операции (перевод с наличными).

Когда вам нужно создать новый перевод с наличными, например, из одного наличного счета на другой (как частный случай, из кассы организации под отчет сотруднику); перевод с расчетного счета в кассу (снятие наличных денег), перевод с кассы на расчетный счет (внесение наличных), – используйте операцию «Отметить как перевод».

Когда одна из операций перевода уже создана (например, загружена в выписке), найдите ее в ленте раздела «Доходы и расходы», кликнете на нее нажмите «Отметить как перевод».

Если в Seeneco еще нет ни одной из операций, которую нужно отметить переводом (например, выдача наличных из кассы организации под отчет сотруднику), нужно предварительно создать расходную (на счете, с которого будет проводиться перевод) или доходную операцию (на счете, на который будет проводиться перевод). Далее эту операцию отметить как перевод.

Далее выберите, с какого счета (или на какой счет) необходимо сделать перевод и подтвердите операцию кнопкой «Отметить».

 

В итоге выбранная операция будет отмечена как перевод, а на счете, с которого (или на который) был осуществлен перевод, будет автоматически создана зеркальная операция.

Операции перевода будут отображаться только в выписке по счетам в разделе «Денежные средства».

 

Найти / отменить операцию перевода

После отметки операций переводом они не отображаются в ленте «Доходы и расходы», т.к. не являются доходными / расходными операциями, не имеют атрибутов статьи и проекта и не учитываются в общей сумме доходов или расходов.

Найти операции перевода можно в разделе «Денежные средства». Для этого выберете любой из счетов, по которому был перевод, и нажмите «Выписка».

Для быстрого поиска переводов в списке нажмите вкладку «Внутренние переводы».

Кликнете на операцию для снятия отметки о переводе.

В открывшемся окне подтвердите снятие кнопкой «Отметить».

После снятия отметки о переводе операции из системы не удаляются. В случае, если в реальности вы отменяете не состоявшийся перевод на счета с наличными, созданные там операции в ходе перевода нужно удалить вручную.

 

Настройка справочника статей

Чтобы Seeneco показывал аналитику в разрезе статей (категорий) доходов и расходов, помогал точнее планировать финансы, нужно относить все операции в бизнесе к определенной статье.

В Seeneco уже создан стандартный справочник статей, который вы можете отредактировать под ваш бизнес. Для этого откройте раздел «Справочники» и перейдите на вкладку «Статьи».

Для переключения между статьями дохода и расхода используйте переключатель в верхней части страницы.

Для удаления, изменения или добавления подстатьи (дочерней статьи) наведите курсор на название статьи.

Для создания новой статьи нажмите «Добавить».

 

В форме создания / редактирования статьи заполните название и код. (Этот код потребуется для отметки статьи при загрузке операций через Exсel. Это может быть любое удобное вам значение: цифры, слова в латинской или кириллической раскладке).

Если вы создаете подстатью укажите родительскую статью.

Выберите денежный поток, к которому будут относится все операции по этой статье.

Подробнее о денежных потоках в статье на блоге.

Нажмите «Добавить»

 

Ручная привязка операций к статьям

Любую операцию в сервисе можно привязать к статье управленческого учета.

1.Выберите нужную операцию или группу.

Привязка статей к одной операции.

Для привязки к статье нажмите на ссылку «+Статья». Это можно сделать ленте операций в «Доходы и расходы».

 

Привязать операцию к статье также можно в любом отчете сервиса, где встречается лента операций, например, «Отчет движения денежных средств» или «Аналитика».

 

Привязка статей к группе операций

Чтобы ускорить разметку операций, можно сразу отметить несколько операций. Для этого отметьте нужные операции галочками. В нижней части экрана возникнет плашка с общей информацией о выбранных операциям. Нажмите на ней «+Статья».

Для быстрого поисках всех нужных операций, вы можете воспользоваться фильтрами. Например, вывести в ленту все операции по одному контрагенту, выделив все операции, отнести их одной статье.

Привязать операцию к статье также можно в любом отчете сервиса, где встречается лента операций, например, «Отчет движения денежных средств» или «Аналитика».

2. Назначение статьи

В появившемся окне найдите нужную статью и кликнете на нее. Статья будет присвоена операции.

 

В форме поиска можно сразу создать новую статью. Для этого введите ее название и нажмите «Добавить статью».

Также присвоить статью операции можно в карточке это операции.

Как заполнить поля в карточке новой операции.

Автоматическая привязка операций к статьям

Чтобы сэкономить время на разметке операций статьями, создайте правила привязке операций к статьям.

В окне назначения статьи (см. выше) до клика по нужно статье, проставьте галочку напротив «Создать правило».

Далее откроется форма условий для правила обработки платежа. Сервис автоматически подставит значения в поле статья, к которой будут относится платежи» и условия, которые выполняются в этой операции (Например, имя контрагента совпадает с ФНС). Сверьте и скорректируйте по необходимости эти условия.  Так же вы можете добавить дополнительные условия для этого правила.

Нажмите «Сохранить».

Правило будет создано и все операции, которые в будущем будут загружаться в сервис, при выполнении заданных условий автоматически будут отмечаться выбранной статьей.

 Редактирование правил и применение правил к операциям

Чтобы просмотреть все созданные правила, создать новые и применить правила в уже загруженным в сервис операциям, в разделе «Доходы и расходы» нажмите «Действия» и выберите «Настроить правила обработки».

 

Управление правилами

В списке правил вы можете выключать и включать созданные правила, удалять или изменять условия.

 

Применение правил для ранее добавленных операций

В списке правил нажмите «Применить правила». В открывшейся форме выберите период операций, которые хотите отнести к статьям на основе созданных правил, и счета для обработки. Также можно выбрать какие операции обработать: все, в том числе размеченные, или только неразмеченные операции.

Нажать «Обработать операции».

 

Создание новых правил

Из списка правил также можно создать новое правило, установив в нем все критерии вручную. Нажмите «Добавить правило» и в окне выберите статью, к которой будут привязываться операции, и далее назначьте условия:

  • по имени контрагента,
  • по ИНН контрагента,
  • по тексту в назначении операции.

Для подтверждения нажмите «Сохранить».

 

Учет финансов по проектам

Seeneco позволяет вести учет финансов по проектам. Это позволяет видеть доходы, расходы и прибыль проектов, эффективнее управлять проектной деятельностью. Даже если в бизнесе нет проектов, можно относить привязывать к проектам отдельные направления или источники получения прибыли (например, отели в сети отелей), чтобы оценивать их эффективность.

Для того, чтобы получить аналитику по проекту отмечайте операции соответствующим проектом.

Отметка операции проектом

1. Выберите нужную операцию или группу.

Привязка проекта к одной операции.

Для привязки операции к проекту нажмите на ссылку «+Проект». Это можно сделать ленте операций в «Доходы и расходы».

 

Привязать операцию к проекту также можно в любом отчете сервиса, где встречается лента операций, например, «Отчет движения денежных средств» или «Аналитика».

 

Привязка статей к группе операций

Чтобы ускорить разметку операций, можно сразу отметить несколько операций. Для этого отметьте нужные операции галочками. В нижней части экрана возникнет плашка с общей информацией о выбранных операциям. Нажмите на ней «+Проект».

Для быстрого поисках всех нужных операций, вы можете воспользоваться фильтрами. Например, вывести в ленту все операции по одному контрагенту, выделив все операции, отнести их одному проекту.

2. Назначение проекта

В появившемся окне найдите нужный проект из списка или через форму поиска и кликнете на нее. Проект будет присвоен операции.

 

В форме поиска можно сразу создать новый проект. Для этого введите ее название и нажмите «Добавить проект».

 

Укажите название проекта и контрагента (это поле является обязательным. Можно указать произвольного контрагента).

Нажмите «Добавить».

 

Также присвоить проект операции можно в карточке это операции.

Как заполнить поля в карточке новой операции.

 

Создание проекта через Справочники

Создать новый проект можно также в разделе «Справочники», вкладка «Проекты».

 

Выгрузка в Excel

Денежные операции из Seeneco можно выгрузить в Ecxel в разделе «Доходы и расходы». Для этого нажмите кнопку «Действия» и выберите «Выгрузить в Excel».

Выгрузить в Ecxel можно, как всю ленту операций, так и операции отобранные по фильтрам.

Как искать операции по фильтрам

Как выгрузить в Ecxel финансовые отчеты