Как небольшая компания по производству подвесных потолков выросла за 5 лет в уверенный бизнес: лайфхак бизнес-процессов от основателя.

Продолжаем делиться лайфхаками в области финансов и управления от предпринимателей из разных сфер бизнеса. Сегодня речь пойдет о компании, которая разрабатывает уникальные проекты дизайнерских подвесных потолков. 

Как стать одним из лидеров в области дизайнерских решений для крупных корпораций? Ответы на эти вопросы знает руководитель компании «БашГрупп». Он расскажет о том, как небольшая компания из Уфы за 5 лет превратилась в устойчивый развивающийся бизнес.

В России 35 тысяч компаний занимается проектированием, производством и монтажом подвесных потолков. Только 5% из них вырастают до уровня среднего бизнеса.

«БашГрупп» – пример такой эволюции из небольшой фирмы до компании-проектировщика дизайнерских потолков, работающего по всей России и в Казахстане.

За 5 лет портфолио компании пополнилось сотней крупных проектов от госкорпораций, торговых комплексов, сетевых заведений, бизнес-центров, строительных организаций, среди которых салоны MersedesBenz, международный аэропорт г. Уфы, бизнес-центр Аура в г. Астана, жилые комплексы среднего и премиум сегмента (EcoLife г. Ижевск, Тихая роща г. Уфа).

Основатель «БашГрупп» Азат Минигазимов рассказал нам, что ему помогает управлять растущей компанией, взаимодействовать с десятками дилеров и партнёров по всей стране, как организовать одновременно работу с клиентами во Владивостоке, Санкт-Петербурге, Курске и Ташкенте.

Действительно, подвесные потолки – сфера конкурентная. Когда я создавал компанию, я понимал, что у меня есть два пути – или состязаться за место под солнцем в эконом-сегменте, за клиентов, которые хотят эконом-вариант в квартиру, или уйти в рынок, где заказы другого уровня – проектирование, поставка и установка дизайнерских потолочных решений премиум-класса для 10% объектов рынка.

Мой рецепт развития – автоматизация и максимальное делегирование бизнес-процессов, чтобы переключиться с рутины на стратегию и задавать правильный вектор роста бизнеса.

С чего все начиналось

До открытия компании я был региональным представителем завода-производителя подвесных потолков из металлических конструкций и руководил оптовыми продажами в федеральной сети строймаркетов.

Я получил классный опыт, объездил много регионов, видел потребности в потолочных решениях разных компаний. Когда я был руководителем отдела оптовых продаж, ко мне часто обращались проектировщики за советом, где какие потолки лучше использовать, что заложить в проект, какие материалы подойдут под тот или иной дизайн. Так я увидел свободную нишу – проектирование потолков для премиум-сегмента и корпоративных клиентов, я понял, что готов развивать свой бизнес.

Летом 2013 года я открыл свою компанию «БашГрупп», и сразу же пошли первые заказы. Развитие было стремительным. Хочу рассказать об основных этапах роста и о том, как преодолевал трудности.

Работа с клиентами

Когда число проектов увеличилось, я сразу же внедрил CRM-систему. До этого у меня уже был опыт создания самописной CRM-системы, когда я работал на заводе металлических подвесных конструкций. Мы с напарником разработали программу, которая позволяла менеджерам вести базу объектов, контролировать взаимодействие с клиентами и операции по продажам. Руководство выкупило ее у нас, так как с ее помощью было удобно управлять проектами, в итоге – наша разработка окупилась.

Это был интересный опыт, так я начал разбираться в подобных системах и уже для своего бизнеса выбрал сервис от отечественного разработчика – «ПланФикс».

В этой CRM вся база сделок и объектов компании «БашГрупп», а также потенциально интересные проекты и клиенты. Сотрудники обрабатывают почту и обращения заказчиков, сохраняют документацию и переписку по проектам, коммерческие предложения. В любой момент можно открыть историю работы с любым клиентом и увидеть все решения, запросы, расчеты с ним.

Для общения с клиентами и контрагентами мы используем IP-телефонию МТТ и Zadarma. Это позволяет сохранять в CRM все звонки и переговоры, записывать все точки контакта с лидами.

Электронный документооборот с заказчиками организован через сервис “Диадок”. Обмениваемся документами онлайн быстро вне зависимости от местоположения объекта.

Свой бухучет я веду в 1С и «Контур.Бухгалтерия». Они дают ответственным сотрудникам онлайн-доступ к расчетам, платежам, отчётности.

Учёт финансов

Финансовый учёт я начинал вести, как и многие предприниматели, в Экселе. Многое держал в голове: фактические поступления и затраты, планы тоже были приблизительными.

Когда выросла команда и обороты, мне стало сложно переносить все в табличку, постоянно появлялись пробелы в учёте.

Я не видел, что реально происходит в моем бизнесе, и долго искал причины, почему бюджет компании не сходился с моими расчетами. Особенно это заметно, когда приходит время делать вынужденные платежи, а денег не хватает. Рискуешь компанией, зарплатой сотрудников. Деньги на счетах есть, но когда приходило время выдавать зарплату, оказывалось, что денег недостаточно.

Наша специфика бизнеса усложняет учет финансов. Продали проект, сделку заключили, нам перевели аванс, а расходы на реализацию объекта мы уже несем свои – закупка материалов, доставка, комплектация. Мы не раз обжигались на этом и работали «в минус» по некоторым проектам. Были заказчики, с которым согласились работать в рассрочку, и некоторые нас «кидали», как и многих других.

С 2014 года я веду учёт финансов в сервисе Seeneco. Изначально я использовал сервис, продолжая параллельно все равно вести Эксель. Но буквально через месяц я полностью перешел в сервис. Также было важно наличие блока «Проекты», где можно смотреть прибыль и убытки в разрезе отдельного проекта. Когда я интуитивно думал, что заработал много, а система показывала, что мы ушли «в минус», я осознал для себя ценность сервиса.

Важно было и то, что я постоянно был в разъездах, посещал объекты в России и Казахстане, хотелось управлять деньгами удаленно и всегда быть в курсе финансовой ситуации. Так как Seeneco поддерживает многопользовательский режим, финансовым учетом занимается финансист и бухгалтер, а мне удобно заходить в мобильное приложение сервиса и контролировать финансы из любой точки мира.

Максимальная автоматизация

Для меня решение проблемы – в автоматизации и подборе в каждой ситуации нужных сервисов.

Так мы используем SolarStaff, чтобы легально и без лишних формальностей рассчитываться с подрядчиками на аутсорсинге, фрилансерами из разных стран.

Для корпоративных поездок на такси подключились к сервису организации перевозок. Для заправки служебного транспорта выбрали программу топливных карт.

С помощью использования разных сервисов я не теряю контроль за компанией, даже когда нахожусь в поездках по стране, а это по 3 недели в месяц. В командировках знакомлюсь с людьми, общаюсь с клиентами, нахожу новых заказчиков. При этом я уверен, что бизнес работает стабильно при помощи автоматизированных процессов.

Планы

В планах – масштабирование бизнеса, создание отдельных направлений по дизайну и по проектированию потолков, продвижение на специализированных выставках и полный охват в онлайне. Недавно обновили каталог продукции, создали новый сайт, запустили рекламу. По монтажному направлению создана компания «БашГруппМонтаж», в дальнейшем подобное развитие ожидает направление по проектированию.

Бизнес растет, становится больше вопросов, ответы на многие можно найти в автоматизации. Мой совет всем начинающим предпринимателям: подключайте полезные сервисы с самого старта бизнеса, делегируйте бизнес-процессы, и у вас появится время на новые взрывные идеи.

Это мой рецепт успеха роста компании из маленького стартапа в уверенную группу компаний, которую советуют друзьям и партнерам как надежного исполнителя.”

Владелец компании «БашГрупп», Азат Минигазимов