Как обнаружить скрытые расходы и больше зарабатывать

Предприниматель ведет проект, считает расходы и доходы, получает хорошую прибыль. Отлично! Но что если на самом деле прибыль могла бы быть еще больше — и это без дополнительных затрат?

Так и работает проектный учет. Он показывает, где конкретно можно заработать, как сократить расходы по каждому конкретному проекту и в результате — по компании в целом.

Рассказываем, как распределять доходы и расходы, чтобы экономить и зарабатывать больше денег.

Как вообще можно распределять расходы

В управленческом учете принято делить расходы на переменные и постоянные. Так можно рассчитать точку безубыточности, запас финансовой прочности, операционный рычаг и другие показатели. На старте бизнеса такого распределения может быть достаточно. Но как только бизнес начинает расти, оно перестает быть информативным: когда постоянные и переменные расходы от разных проектов «слиты в общий котел», невозможно понять, что принесло прибыль, а что — убытки.

В проектном учете расходы делят на прямые и косвенные. Это те же переменные и постоянные расходы, только рассортированные по принадлежности к определенному проекту.  

Например, сдельная оплата подрядчикам за отделку фасада — это переменный расход строительной компании и одновременно — прямой для проекта «Жилой дом в Каменке». Зарплата главного бухгалтера — это постоянный косвенный расход, так как он относится ко всей деятельности компании в целом и привязать его к конкретному проекту нельзя. А затраты на бензин для автомобиля директора — это тоже косвенный расход, но уже переменный.

Разница подходов: какой лучше для проектного учета

Сравнение прямых расходов и выручки по каждому проекту показывает его эффективность. Чем больше прибыли компании приносит каждый проект, тем больше денег останется после погашения косвенных расходов.

Например, выручка и расходы по компании в целом могут выглядеть так:

Теперь разнесем выручку и расходы по проектам:     

После разнесения по проектам становится ясно, что проект 2 не окупается и тянет средства из проекта 1.

Проектный учет помогает понять, сколько денег уходит на те или иные нужды бизнеса. Разнесение данных по проектам способствует тому, чтобы глубже вникать в суть рабочих процессов, искать варианты увеличить доходы и сократить расходы по каждому конкретному проекту и в результате — по компании в целом.

Например, единственный подрядчик выполнял для компании несколько видов работ и в конце месяца общий акт. Заказчик просто фиксировал в управленческих расходах итоговую сумму из акта. Но если бы он разбивал эту сумму построчно по нескольким проектам, то увидел бы, что некоторые виды работ обходятся слишком дорого. Тогда можно было бы нанять нескольких более выгодных подрядчиков на разные виды работ.

Почему нельзя распределять расходы так, как это делает бухгалтер

Если компания использует метод начисления, то бухгалтер делит расходы на прямые и косвенные. Он делает это для того, чтобы правильно формировать себестоимость, своевременно признавать расходы по датам, корректно рассчитывать налог на прибыль. И действовать бухгалтер должен по установленным правилам, чтобы у налоговиков не возникло претензий к компании.     

В управленческом учете расходы распределяют не по регламенту, а по экономическому смыслу. И неважно, как эти расходы классифицирует бухгалтерский учет, и в какой строке отчета о финансовых результатах они показаны. Поэтому перечень прямых и косвенных расходов компании в управленке и бухучете будет разным. Например, в бухучете торговой сети расход на рекламу магазина будет косвенным, а в проектном учете — это прямой расход по проекту «Магазин «Ромашка».

Иначе говоря, если относить к проектам только те прямые расходы, которые таковыми считает бухгалтер, то многие статьи «выпадут», а финансовый результат отдачи от проекта будет искажен.

Какие статьи не должны выпадать из проектного учета

В состав прямых расходов стоит включать не только очевидные траты, такие как стоимость товаров, сырья, зарплата работников, занятых в проекте, но и другие расходы:   

• на рекламу продукции, услуги, направления деятельности;
• на обучение персонала, если этого требует специфика проекта;
• на командировки сотрудникам, занятым в проекте;
• на премии клиентам, за выполнение ими определенных условий сделки;
• на содержание и эксплуатацию транспорта, который занят в конкретном проекте;
• на аренду и проценты по кредиту на оборудование, задействованное в проекте;
• на банковские услуги, если в разных проектах задействованы разные расчетные счета;
• на уплату договорных санкций контрагентам: неустоек, пеней, штрафов;
• на отрицательные курсовые разницы, например, если оборудование под проект было куплено за рубежом, а на момент окончательного расчета курс валюты вырос;
• на судебные издержки, если они были в рамках проекта;
• прочие расходы, которые можно четко отнести к конкретному проекту.

Распределение выручки обычно сложностей не вызывает. Главное, не забывать записывать дополнительные финансовые выгоды от проекта в его доходную часть. Например, очередной этап работ закончился и компания продала уже ненужные инструменты и оборудование — результат продажи надо внести в доходы по проекту.

Проектный учет в Seeneco

Недавно мы полностью обновили раздел «Проекты» — теперь наши клиенты моментально могут понять понять, какие проекты выгодны, а какие проедают прибыль от других и в несколько кликов выполнить необходимые настройки.

Прямо на главном экране раздела можно сразу увидеть доход, расход, результат и рентабельность по каждому проекту. Проекты можно просматривать списком, либо создавать иерархию и указывать родительские проекты. 

Один клик на название проекта — и открываются прогнозные и фактические показатели за выбранный период, список операций и другие детали проекта. Здесь же можно выставить счет, добавить операции, отредактировать или удалить проект.

На любом экране раздела можно настроить правила, а также права доступа.

— Администратор может добавлять проекты, управлять правами, менеджерами и правилами.
— Менеджер проекта в зависимости от доступа может работать с проектом, редактировать и удалять его, либо просматривать (только чтение), либо не видеть его вообще (нет доступа).

Проекты можно группировать по организациям, клиентам и менеджерам и сравнивать показатели. Это поможет скорректировать стратегию работы с клиентами и менеджерами: может, пора пересмотреть условия сотрудничества?