Отчет о движении денежных средств: зачем он нужен и как его вести

Отчет о движении денежных средств показывает, сколько денег было в распоряжении компании, сколько денег она получила и выплатила, а также сколько денег осталось после всех расчетов.

Разберем, как его правильно вести и как он помогает бизнесу контролировать свои финансы.

Зачем нужен отчет о движении денежных средств

Отчет дает собственнику ответы на важные вопросы.

• Сколько денег есть у компании прямо сейчас?

Часто деньги бизнеса аккумулируются в разных местах: расчетные счета, электронные кошельки, банковские карты, касса. Это затрудняет контроль над финансами. Отчет ДДС помогает собрать все данные о текущих остатках в одном месте: вы всегда будете знать, сколько у вас денег и где они лежат.

• Что происходит с деньгами компании?

Даже на маленьком предприятии количество операций в месяц может измеряться сотнями. И любая из них может оказать существенное влияние на состояние бизнеса. Отчет ДДС позволяет свести воедино все денежные потоки, понять, откуда поступают и куда уходят деньги компании.

• Сколько денег реально генерирует бизнес?

Поступления и выплаты не всегда связаны с реальной деятельностью предприятия. Иногда операции никак не характеризуют качество работы бизнеса и не влияют на финансовый результат. Например, возврат займа должником, размещение средств на депозите. В отчете ДДС такие операции распределяют по разным разделам. Это позволяет отделить денежный поток, который генерирует бизнес, от своей основной деятельности и прочих оборотов.    

• Как предотвратить кассовый разрыв?

Сегодня поступил платеж от клиента, а деньги ушли на зарплату. Завтра нужно платить аренду, но нечем. Отчет помогает распланировать входящие и исходящие денежные потоки и предсказать, в какой момент времени может возникнуть дыра в бюджете. Зная о грядущей проблеме, собственник может вовремя скорректировать расходы или привлечь заемные средства.

Структура отчета о движении денежных средств

Отчет ДДС похож на выписку по банковскому счету. В нем есть:

• входящий остаток — общая сумма денег во всех кошельках компании на дату создания отчета;
• денежные потоки — поступления и выплаты, которые произошли за период: день, месяц, квартал;
• исходящий остаток — сумма денег, которая осталась в распоряжении предприятия на конец периода. 

Денежные потоки группируют по трем разделам.

Раздел 1: Операционная деятельность

Включает в себя все регулярные выплаты и поступления, которые возникают при ведении коммерческой деятельности.

Поступления — это платежи от клиентов за продукцию, товары, работы или услуги.

Выплаты — это налоги, аренда, зарплата сотрудников, закупка товаров, сырья, банковское обслуживание и прочие траты, без которых невозможно вести бизнес.

Раздел 2: Финансовая деятельность

Включает в себя операции по распоряжению свободными деньгами компании или привлечение заемных средств.

Поступления — это получение кредита или займа для нужд предприятия, внесение взносов учредителями, возврат должниками ранее выданных займов.

Выплаты — это возврат компанией денег заемщику, размещение свободных средств на депозите, выплаты дивидендов собственникам.

Раздел 3. Инвестиционная деятельность

Включает в себя операции по вложениям в активы, которые будут работать на компанию в течение многих лет, либо по их выбытию.

Поступления – это деньги, вырученные от продажи помещений, транспорта, оборудования, сайтов, баз данных.

Выплаты – это покупка оборудования, строительство магазина, модернизация техники, ремонт цеха, создание программ, приобретение лицензий.

Как правильно вести отчет о ДДС

Отчет о ДДС считается самым простым финансовым отчетом. Но даже его нужно вести не только регулярно, но и правильно. Вот несколько важных советов.

Настройте справочник статей

Много статей — это хорошо. Но не стоит увлекаться излишней детализацией основного перечня статей. Иначе затраты времени на поиск нужной статьи и анализ отчета превысят пользу от такой детализации.

Группируйте статьи, схожие по общим признакам. Например, расходы на интернет, плату за стационарный телефон, оплату мобильной связи лучше объединить в одну группу «Связь». Покупки канцелярии, картриджа, воды, капсул для кофемашины — в группу «Расходы на офис». А уже внутри большой группы можно создать максимально подробную детализацию, которая отвечает потребностям бизнеса.

Учитывайте внутренние перемещения денег отдельно

Кроме деления по видам деятельности, важно очищать отчет ДДС от лишних оборотов. Перемещения денег между своими счетами, перевод на корпоративную карту, инкассация выручки, передача наличных в подотчет, — эти операции не влияют на финансовый итог, но загромождают отчет. Учитывайте их отдельно и контролируйте, чтобы суммарный итог таких операций всегда был равен нулю.    

Используйте дополнительную аналитику

Иногда одних статей недостаточно. Например, когда нужно контролировать поступления и выплаты по разным направлениям деятельности или разным точкам продаж. В таких случаях лучше использовать дополнительную аналитику, например, «Проекты».

Назначьте ответственных

Когда бизнес совсем маленький, собственник справляется с отчетностью сам. Но когда операций становится слишком много, их внесение в отчет может съедать много времени. Тогда стоит делегировать полномочия ответственным сотрудникам. Можно доверить заполнение отчета одному человеку, а можно разделить задачу между несколькими сотрудниками, каждый из которых будет выполнять свою часть работ.

Отчет ДДС в Seeneco

Отчет о движении денежных средств в Seeneco заполняется автоматически. Это происходит каждый раз, когда вы вносите в сервис новую операцию или когда происходит интеграция с банком. Если вы создаете и загружаете операцию впервые, достаточно один раз вручную привязать операцию к нужной статье и добавить новое правило ее обработки. Затем система сама будет разносить аналогичные операции. 

Остатки денег по всем счетам на текущий день всегда перед глазами. Если денег на грядущие платежи не хватает, Seeneco предупредит о приближающемся кассовом разрыве.

В сервисе уже есть предустановленный перечень статей, который можно отредактировать под специфику вашего бизнеса. Готовый отчет о движении денежных средств можно в любой момент скачать в Excel.

В сервисе можно выполнять перемещения между счетами. Операции регистрируются как внутренние переводы и не добавляют лишние обороты в отчет о движении денежных средств.

Чтобы сэкономить время на учете финансов, можно выдать доступ к сервису ответственным сотрудникам. А приложения для iOS и Android дают возможность контролировать вам отслеживать состояние бизнеса в любое время и в любом месте.