Работа с самозанятыми: чеклист и подводные камни

В 2019 году в России появился специальный налоговый режим для самозанятых граждан — налог на профессиональный доход (НПД). Пока что он действует на территории четырех регионов: Москвы, Московской области, Калужской области и Татарстана. С 1 января 2020 года налог будет действовать в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и еще в 20 регионах, перечисленных в ст. 1 закона № 422-ФЗ. Рассказываем, в чем выгоды сотрудничества с самозанятыми и как с ними работать, чтобы избежать проблем с налоговой.

В чем особенности и выгода работы с самозанятыми?

Сотрудничество с самозанятыми выгоднее для заказчика, чем трудовые отношения или работа по договору гражданско-правового характера. В этом случае работодатель не должен удерживать НДФЛ и платить обязательные страховые взносы. Экономия достигает до 30% от фонда оплаты труда.

На первый взгляд, работа с самозанятыми почти не отличается от сотрудничества по договору гражданско-правового характера. Разве что после оказания услуг вместо акта самозанятый оформляет специальный чек. Но на практике у работодателей возникает много вопросов. 

Чтобы без проблем работать с самозанятыми, работодатель должен учесть ряд ограничений.

1. Хотя налог на профессиональный доход действует на территории четырех регионов, уже сейчас работодатель из любого субъекта России может дистанционно сотрудничать с самозанятыми, которые проживают в одном из экспериментальных регионов — ФНС разъяснила это в письме от 14.03.2019 № АС-17-3/56.

Далеко не все виды услуг можно оказывать дистанционно, поэтому пока за пределами «пилотных» регионов сотрудничать с самозанятыми могут лишь некоторые работодатели.

2. Годовой доход самозанятого не должен превышать 2,4 миллиона рублей. Доход за месяц или квартал может быть любым в пределах годового лимита.

3. Самозанятые не могут заниматься отдельными видами деятельности:

• продавать товары, облагаемые акцизами или подлежащие обязательной маркировке;
• добывать полезные ископаемые или торговать ими;
• работать по договору поручения, исполнять функции комиссионера или агента;
• работать арбитражным управляющим, медиатором, оценщиком, нотариусом или адвокатом.

4. Если самозанятый работает курьером и принимает оплату от покупателей, то заказчик должен выдать ему свой контрольно-кассовый аппарат.

5. Если исполнитель ранее был предпринимателем на общей налоговой системе, то при переходе его в статус самозанятого заказчик больше не сможет принимать к вычету НДС.

Можно ли перевести в статус самозанятых наемных сотрудников?

Работа с самозанятыми позволяет снизить налоговые платежи по сравнению с обычными трудовыми отношениями. Поэтому у некоторых работодателей возникает мысль сократить свои расходы: сделать всех или большинство сотрудников самозанятыми. Но пп. 8 п. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ прямо запрещает заключать договора с самозанятыми, которые в течение двух последних лет работали у заказчика по найму.

Конечно, работодатель может пойти на хитрость. Если один владелец контролирует несколько организаций, то формально он имеет право уволить сотрудника из компании «А» и сразу же заключить с ним договор как с самозанятыми от имени компании «Б». Однако налоговая легко выявляет такие «схемы». Инспекция в этом случае переквалифицирует все договоры с самозанятыми в трудовые и обяжет компанию «Б» заплатить НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени.

Как оформить договор с самозанятым?

В целом порядок работы с самозанятыми не отличается от сотрудничества по договору гражданско-правового характера с предпринимателями и физлицами. Но нужно обратить внимание на несколько моментов.

До заключения договора нужно убедиться в том, что исполнитель действительно является самозанятым. Это можно сделать двумя способами:

•  запросить справку о постановке самозанятого на учет;
•  самостоятельно проверить статус исполнителя на портале ФНС РФ.

В договор следует включить:

• упоминание о том, что налогоплательщик является самозанятым и поэтому выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами;
• обязанность исполнителя немедленно сообщить заказчику об утрате статуса самозанятого.

Основным подтверждающим документом при работе с самозанятыми является чек. Без него заказчик не сможет учесть затраты и должен будет начислить НДФЛ и страховые взносы с суммы выплаты. Следует строго следить за тем, чтобы исполнитель прислал чеки по всем выплатам в его пользу. Согласно п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ, при безналичных расчетах самозанятый имеет право выдать чек не сразу, а до 9 числа следующего месяца.

А если исполнитель перестал быть самозанятым?

Самозанятый может отказаться от своего статуса добровольно. Также он обязан сделать это при нарушении требований п. 2 ст. 4 закона № 422-ФЗ, например, если годовой доход превысит 2,4 миллиона рублей. Заказчик не может узнать выручку исполнителя, но может увидеть его актуальный статус. ФНС контролирует выручку каждого самозанятого и при превышении лимита самостоятельно лишает его этого статуса согласно п. 15 ст. 5 закона № 422-ФЗ. Если заказчик не узнает вовремя о смене статуса исполнителя и не начнет начислять дополнительные платежи, то при проверке придется заплатить не только НДФЛ и взносы, но также штрафы и пени.

Для физлица со всех выплат с момента утраты статуса самозанятого заказчик должен удержать НДФЛ и начислить на них страховые взносы. Информацию об этом нужно указать в новом договоре или в дополнительном соглашении к действующему. Если работодатель «прозевает» этот момент и не начнет своевременно начислять положенные по закону выплаты, то после проверки ему придется заплатить штраф и пени. Чтобы избежать проблем, заказчику лучше не полагаться на информацию от исполнителя, а самому регулярно проверять его статус на сайте ФНС. 

Зарегистрироваться в качестве самозанятого может и ИП, при этом он не теряет статус ИП. Если предприниматель затем добровольно или вынужденно перестает быть плательщиком налога на профессиональный доход, то снова становится «обычным» ИП. После отказа от НПД предприниматель может применять общую налоговую систему или спецрежимы по своему выбору.

При работе с индивидуальным предпринимателем НДФЛ и взносы в любом случае начислять не надо. Изменения в договоре зависят от налогового режима, который будет использовать ИП после отказа от НПД:

1. Если используется общая налоговая система, то к цене товаров или услуг нужно добавить НДС.

2. При использовании спецрежимов, например, УСН, ЕНВД или патента, НДС не начисляется, поэтому и цену менять не нужно. Теоретически можно продолжать работать по этому же договору, приложив к нему письмо ИП о смене налогового режима. Но лучше убрать из договора упоминание о самозанятости исполнителя.

Важно разделить документы, полученные до утраты исполнителем статуса самозанятого, и после. До переходной даты заказчик должен списывать затраты на основании чеков, а после нее — на основании актов.