У меня нет бухгалтера и кадровика. Как нанять первого сотрудника и платить ему зарплату?

Индивидуальный предприниматель открывает бизнес и обнаруживает, что для работы ему нужен пока только один сотрудник. Кадровика и бухгалтера нет, а работать надо. Тогда ИП придется самому на время стать кадровиком и бухгалтером: принять человека на работу и оформить документы, рассчитать и выплатить зарплату, перечислить НДФЛ и страховые взносы. Рассказываем, как это сделать.

Законодательство о приеме

Основные положения Трудового кодекса РФ, которые регулируют порядок трудоустройства:

• главы 10 и 11 ТК: правила оформления сотрудника на работу;
• ст. 65 ТК: список документов, которые представляет сотрудник для трудоустройства — паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании;
• ст. 66 ТК: регламентирует порядок внесения записей в трудовую книжку;
• перечень первичной документации, а также особенности ведения трудовой книжки изложены в Постановлении Правительства от 16.04.2003 г. № 225 и в Постановлении Министерства Труда от 10.10.2003 г. № 69;
• в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 г. №1 представлены правила заполнения различных документов по штатному персоналу.

Документы для приема

Для оформления на работу будущий сотрудник обязан предоставить:

Паспорт. Если его нет — временное удостоверение личности. Иностранным гражданам нужно разрешение на трудовую деятельность на территории России.

Трудовая книжка. Исключение составляют лица, которые работают по совместительству или впервые устраиваются на работу. В последнем случае трудовую книжку заводит сам работодатель, с 2020 года ее можно вести и в электронном формате.

Карточка СНИЛС необходима для отчетов в Пенсионный фонд. Вместо нее теперь выдается форма АДИ-РЕГ.

Военный билет следует попросить у военнообязанных, а у призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Это прописано в п. 18 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 г. №719.

Диплом. Если по закону работник должен иметь специальную подготовку, работодатель вправе запросить документ об образовании или нужной квалификации. Кроме того, ИП может запросить с работника справку о наличии судимости или уголовного преследования. 

В ряде случаев работодатель должен получить от потенциального сотрудника медицинскую книжку, если речь идет о работниках общепита или продавцах (ст. 213 ТК), медсправку о состоянии здоровья или согласие от родителей для несовершеннолетних работников (ст. 69, ст. 266 ТК), водительские права определенной категории для водителя.

Сотрудник не обязан представлять ИНН —  этого документа нет в обязательном перечне согласно ст. 65 ТК. Однако сам идентификационный номер налогоплательщика понадобится работодателю, когда он будет отчитываться за сотрудника в налоговую инспекцию. Поэтому можно попросить представить документ или непосредственно номер, либо найти ИНН человека на сайте ФНС.

Правила заполнения бумажных трудовых книжек 

При заполнении бумажных трудовых книжек нужно помнить о следующих правилах:

• записи нужно вносить только фиолетовыми, синими или черными чернилами;
• при внесении сведений впервые можно использовать штамп работодателя;
• слова нельзя сокращать (если они не аббревиатура);
• при указании даты день и месяц проставляются двумя цифрами, а год — четырьмя;
• каждая запись имеет сквозную нумерацию в хронологической последовательности.

Если в трудовой книжке надо исправить запись, неверную информацию следует аккуратно зачеркнуть одной чертой, а рядом или ниже написать верные сведения. Также нужно сделать заверительную запись, например, «Исправленному верить», поставить дату и подпись заверителя.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года законодательством установлен переход на электронные трудовые книжки. В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439 каждый работодатель, имеющий наемных сотрудников, обязан оформлять трудовую в электронном формате, то есть передавать сведения в ПФР через Интернет. 2020 — переходный год, когда сотрудник выбирает, в каком формате он хочет вести трудовую книжку.

При приеме первого работника нужно взять с него заявление на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Если в заявлении будет указана электронная форма, то простую трудовую заполнять не нужно будет. Если в заявлении будет указана бумажная форма, то работодатель должен будет вести трудовую книжку в обоих форматах.

Сведения, которые будут содержаться в электронной трудовой:

• ФИО работника;
• место и периоды работы;
• должность и квалификация;
• статьи из Трудового кодекса, на основании которых производятся кадровые перемещения.

Для ведения книжек в электронном формате нужно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сотрудник может обратиться к работодателю, чтобы получить сведения из электронной трудовой. Тогда работодатель будет обязан сформировать специальную выписку и предоставить ее сотруднику.

Ответственность, если ИП не оформил трудовую книжку

Если работодатель не заключил трудовой договор с сотрудником, тот остается социально незащищенным. Например, ему грозит: 

• незаконное увольнение;
• несвоевременная или частичная выплата заработной платы;
• отсутствие страхования и социальных льгот;
• неоплачиваемый больничный;
• отсутствие права на оплачиваемый отпуск;
• уменьшение пенсии за счет потери стажа и начислений в ПФР.

Контролирующие органы проверяют, насколько работодатели соблюдают нормы ТК.  Если ИП нарушит его впервые, то ему грозит административная ответственность согласно ст. 5. 27 КоАП РФ и штраф от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 рублей. 

Если неоформление сотрудника влечет за собой неуплату налогов и страховых взносов, работодателю грозит уголовная ответственность. Согласно ст. 198 УК РФ сумма штрафа составляет от 100 000 до 300 000 рублей или даже лишение свободы сроком до двух лет и запрет на ведение деятельности в данной сфере.

Отчетность во внебюджетные фонды

Работодатель обязан сдавать во внебюджетные фонды следующие отчеты:

СЗВ-М
Данный отчет регламентирован Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. № 83П. Он подается в ПФР ежемесячно в срок до 15-го числа, следующего за отчетным календарным месяцем. В отчет нужно включать всех сотрудников вне зависимости от вида заключенного договора — трудового или гражданско-правового. СЗВ-М содержит минимум информации по сотрудникам: ФИО, СНИЛС и ИНН. Данный отчет необходим Пенсионному фонду в первую очередь для того, чтобы отслеживать, кто из пенсионеров продолжает работать.

СЗВ-СТАЖ
Форма отчета регламентирована Постановлением ПФР от 06.12.2018 г. № 507п. Этот отчет необходим Пенсионному фонду для того, чтобы формировать базу о периодах трудовой деятельности каждого человека и начисленных страховых взносах по их доходам. СЗВ-СТАЖ подается один раз по итогам каждого календарного года в срок не позже 1 марта.

В некоторых случаях ИП должен формировать СЗВ-СТАЖ и в другие сроки:

• сотрудник выходит на пенсию — не позже трех дней;
• сотрудник попросил у работодателя документ — не позже пяти дней;
• работник увольняется — в день увольнения;
• закончился срок действия договора ГПХ — в день его окончания договора.

Вместе с СЗВ-СТАЖ нужно одновременно сформировать и отправить в Пенсионный фонд отчет ОДВ-1. Этот отчет является описью, содержащей сведения, аналогичные как и в СЗВ-СТАЖ, только в обобщенном виде.

СЗВ-ТД
СЗВ-ТД — это новый вид отчетности, введенный в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Документ подается ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, для формирования электронной базы ПФР и распределения информации по соответствующим лицевым счетам. Отчет нужно подавать только в том случае, если заключен трудовой, а не ГПХ договор, а также если в отчетном месяце произошли кадровые изменения по сотруднику: прием, перевод, увольнение и другие. 

4-ФСС
Отчет подается в ФСС по сотрудникам, с которыми заключены как трудовые, так и гражданско-правовые договоры. Документ нужно подать за каждый квартал не позднее 20-го числа следующего месяца (если в бумажном виде). В отчете содержится информация по начисленным и уплаченным страховым взносам на «травматизм» и профзаболевания.

Важно! Как только ИП примет на работу первого сотрудника, он обязательно должен встать на учет в качестве работодателя в ФСС. В Пенсионный фонд вставать на учет не нужно, поскольку всю информацию в ПФР отправляет налоговая инспекция.

Ответственность, если ИП не сдал отчеты во внебюджетные фонды

Если ИП не отчитается перед Пенсионным фондом и ФСС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

• ст. 17 Закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ, если работодатель не передал сведения или передал недостоверные сведения — штраф 500 рублей за каждого наемного работника;
• ст. 17 Закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ, если нарушил электронный формат передачи документа — штраф 1 000 рублей;
• ст. 15.33.2 КоАП, если нарушил порядок и сроки передачи документов — штраф 300-500 рублей;
• ч.1 ст. 5.27 КоАП, если не выдал выписку из СЗВ-СТАЖ сотруднику при увольнении — штраф 1 000-5 000 рублей.

Как принять первого сотрудника, если нет кадровика

Если ИП принял первого сотрудника, а у него еще нет кадровика, придется самостоятельно оформлять нового работника. Надо сделать следующее:

• взять у сотрудника копии документов и заявление о приеме на работу;
• под подпись ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией, правилами охраны труда и техники безопасности и  другой внутренней документацией;
• составить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах и скрепить его подписями работодателя и работника. В трудовом договоре надо подробно отразить информацию о трудовой деятельности сотрудника: оклад и надбавки, график и режим работы, права, обязанности и ответственность обеих сторон;
• подготовить приказ о зачислении сотрудника в штат персонала и ознакомить с ним работника под подпись;
• оформить иные кадровые документы на сотрудника: трудовую книжку, личную карточку по форме Т-2, договор о материальной ответственности (если нужен), заявление на выпуск зарплатной карты.

Важно! При трудоустройстве обязательно нужно оформлять все документы, а также обращать внимание на то, что указывается в трудовом договоре. От этого в последующем будет зависеть правильность расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.

Правила начисления зарплаты 

При начислении заработной платы нужно руководствоваться нормами действующего законодательства, за нарушение — административная или уголовная ответственность. Контролирующими органами в этом случае выступают трудовая инспекция, ФСС, ПФР, ИФНС и прокуратура.

Законодательство о зарплате 

В соответствии с трудовым законодательством РФ предпринимателю необходимо учитывать следующие моменты по начислению зарплаты и удержанию из нее:

• ст. 129 ТК: заработная плата включает не только должностной оклад в соответствии с квалификацией и объемом работы, но также компенсационные и стимулирующие выплаты;
• ст. 133 ТК: работодатель не может платить зарплату меньше МРОТ, если сотрудник отработал месячную норму рабочего времени. Федеральный МРОТ на 2020 год установлен в размере 12 130 рублей. Законами субъектов РФ региональный МРОТ может иметь значение больше федерального МРОТ и работодатель должен ориентироваться на него;
• ст. 131 ТК: с согласия сотрудника работодатель может выплачивать зарплату в неденежной форме (например, продукцией), но только в размере не более 20% от начисленной месячной оплаты труда;
• гл. 23 НК: работодатель является налоговым агентом по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с доходов сотрудников;
• гл. 34 НК: работодатель обязан начислять и уплачивать страховые взносы с доходов сотрудников на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование;
• Федеральный закон от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ регулирует вопросы социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• Федеральный закон от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ регулирует вопросы социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При расчете зарплаты ИП должен учитывать нормы не только Трудового кодекса и иных нормативно-правовых актов, но также и локальной документации компании. К примеру, он должен самостоятельно разработать положение об оплате труда или о материальном стимулировании работников, на основании которых будет производиться расчет.

Расчет и выплата зарплаты

Согласно ст. 136 ТК предприниматель обязан:

• ежемесячно письменно извещать сотрудника о составных частях зарплаты, размерах иных сумм (компенсаций, отпускных, больничных), размерах произведенных удержаний (НДФЛ, алименты, удержания по исполнительному листу), общей денежной сумме к выплате. Для этого используется расчетный листок, форму которого нужно утвердить в локальной документации ИП;
• выплачивать зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Конкретную дату нужно указать в локальной документации и в трудовом договоре;
• предоставить работнику право выбрать, как именно он хочет получать зарплату: в кассе или через конкретный банк.

Рассчитывать зарплату нужно так:

• в течение месяца надо составить  табель учета рабочего времени;
• дни, в которые сотрудник не работал по любой причине должны иметь документальное подтверждение — например, приказ или больничный лист;
• на основании табеля учета рабочего времени надо рассчитать оплату фактически отработанного времени, компенсационных и стимулирующих надбавок;
• из начисленной зарплаты надо произвести необходимые удержания;
• через кассу зарплату выдают на основании расчетно-платежной ведомости или расходного кассового ордера, через зарплатную карту — отправкой в банк платежного поручения и реестра на сотрудников;
• некоторые удержания, например, НДФЛ или алименты, надо перечислить по соответствующим реквизитам. после выплаты зарплаты необходимо перечислить страховые взносы на соответствующие КБК.  

Ответственность, если ИП не начислил или не выплатил зарплату

Вот что будет, если не выплатить зарплату:

• согласно ст. 236 ТК при задержке зарплаты и иных сумм, причитающихся сотруднику, работодатель должен заплатить не только эти деньги, но и компенсацию за задержку. Она рассчитывается за каждый день просрочки в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм;
• согласно ст. 5.27 КоАП при невыплате или неполной выплате зарплаты ИП наказывают штрафом от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — штраф составляет от 10 000 до 30 000 рублей;
• согласно ст. 145.1 УК при частичной невыплате свыше трех месяцев зарплаты или пособий ИП наказывают штрафом в размере до 120 000 рублей либо лишением права заниматься деятельностью на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года. При полной невыплате денег свыше двух месяцев или выплате зарплаты свыше двух месяцев в размере ниже МРОТ предпринимателя наказывают штрафом в размере от 100 000 до 500 000 рублей, либо принудительными работами, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права заниматься текущим видом деятельности. 

НДФЛ и страховые взносы

Стандартная ставка НДФЛ для резидентов РФ составляет 13%, для налоговых нерезидентов РФ — 30%. 

Перед расчетом НДФЛ нужно определить, имеет ли сотрудник право на стандартный, имущественный или социальный налоговый вычет. Стандартный зависит от того, относится ли человек к льготным категориям граждан и имеет ли он несовершеннолетних либо обучающихся детей. Имущественный или социальный вычеты предоставляются только в том случае, если у сотрудника есть специальное уведомление из ИФНС о праве на использование вычета. Размеры вычетов имеют разные значения в зависимости от вида.

ИП обязан перечислять страховые взносы за сотрудников из своих средств, то есть они не удерживаются из зарплаты, а начисляются сверх сумм дохода. Стандартные ставки страховых взносов следующие:

• на пенсионное страхование  — 22% при общем доходе до 1 292 000 рублей и 10% сверх этого лимита;
• на медицинское страхование — 5,1% без какого-либо ограничения по доходам;
• на социальное страхование — 2,9% при общем доходе до 912 000 рублей и 0% сверх этого лимита;
• на социальное страхование «на травматизм» от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска деятельности ИП.

Отчетность по зарплате

Отчетность по заработной плате, НДФЛ и страховым взносам необходимо сдавать в ИФНС. К ней относятся:

Справка по форме 2-НДФЛ
Документ утвержден Приказом ФНС от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. В документе отражена информация по видам доходов с указанием их кодировки, о предоставленных налоговых вычетах, а также суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Справки формируются на каждого сотрудника отдельно и подаются в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Расчет по форме 6-НДФЛ
Порядок формирования расчета установлен Приказом ФНС от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@. Отчетность представляется по итогам каждого квартала в срок не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. Особенно тщательно налоговики проверяют Раздел 2 расчета, в котором указываются даты и суммы получения дохода и удержания НДФЛ. От этого зависит, правильно ли ИП работает с налогом или же у него есть какие-либо нарушения.

Расчет по страховым взносам
Порядок заполнения и форма расчета утверждены Приказом ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@. В расчет по страховым взносам включается информация по всем сотрудникам, застрахованным в системе обязательного страхования. Расчет сдается по итогам каждого квартала не позднее 20-го числа следующего месяца.

Ответственность, если ИП не сдаст отчетность в ИФНС

Если ИП не отчитается перед ИФНС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

• ст. 126 НК: за задержку при сдаче справок 2-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ;
• ст. 126 НК: за несдачу расчета 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей за каждый месяц со дня, установленного для его представления.
• ст. 126.1 НК: при наличии ошибок в справках 2-НДФЛ, расчете 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждый документ;
• ст. 15.6 КоАП: за несвоевременное представление или непредставление справок 2-НДФЛ, а также недостоверность сведений в них предусмотрен штраф в размере 100-300 рублей;
• ст. 119 НК: за непредставление расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере 5% от неуплаченной в установленный срок суммы страховых взносов, подлежащей уплате (доплате) на основании расчета, за каждый месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 рублей;
• ст. 120 НК: при передаче расчет по страховым взносам с ошибками предусмотрен штраф в размере 20% от суммы неуплаченных страховых взносов, но не менее 40 000 рублей;
• ст. 15.5 КоАП: при нарушении сроков сдачи расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Как начислить зарплату первому сотруднику, если нет бухгалтера

1. На основании табеля учета рабочего времени нужно посчитать оплату труда работника за фактически отработанные часы;
2. Рассчитать компенсационные и стимулирующие выплаты и удержания из заработной платы;
3. Выплатить зарплату сотруднику удобным ему способом;
4. Перечислить удержания, НДФЛ и страховые взносы по соответствующим реквизитам.

Пример расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Допустим, сотруднику Петрову установлен оклад в размере 40 000 рублей Компенсация за сложность работы составляет 10%. В регионе действует районный коэффициент — 1,15. Петров имеет двух детей школьного возраста, на которых предоставляется вычет по 1 400 рублей на каждого. По исполнительному листу работодатель должен удерживать долг по кредиту Петрова в размере 20%. Ставка взносов «на травматизм» составляет 0,2%.

Расчет окончательной зарплаты «на руки» будет выглядеть следующим образом:

Оплата фактически отработанного времени = 40 000 рублей.
Компенсация за сложность = 40 000 * 10% = 4 000 рублей.
Зарплата с учетом районного коэффициента = (40 000 + 4 000) * 1,15 = 50 600 рублей.
Сумма НДФЛ = (50 600 – 1 400 – 1 400) * 13% = 6 214 рублей.
Сумма по исполнительному листу = (50 600 – 6 214) * 20% = 8 877,20 рублей.

ИТОГО сумма на руки = 50 600 – 6 214 – 8 877,20 = 35 508,80 рублей.

Сумма взносов на ОПС = 50 600 * 22% = 11 132 рублей.
Сумма взносов на ОМС = 50 600 * 5,1% = 2 580,60 рублей.
Сумма взносов на ОСС = 50 600 * 2,9% = 1 467,40 рублей.
Сумма взносов «на травматизм» = 50 600 * 0,2% = 101,20 рублей.

Если ИП задержит зарплату Петрову на 17 дней, он должен будет заплатить компенсацию за задержку. На 1 января 2020 года ключевая ставка ЦБ РФ составила 6,25%. Компенсация рассчитывается по следующей формуле:

Сумма заработка * 1/150 * ключевая ставка * число дней просрочки
Компенсация = 35 508,80 * 1/150 * 6,25% * 17 = 251,52 рублей.