Как вести учет безналичных и наличных денег
В Seeneco можно вести учет всех денег в бизнесе – на расчетных счетах в банке, наличных в кассах, на торговых точках, на банковской карточке, на руках у сотрудников. Цель Seeneco – свести в одну систему и показать руководителю/собственнику все деньги бизнеса. Для загрузки и просмотра счетов используется раздел «Денежные средства». Почему важно отличать «Денежные средства» от «Доходов и расходов», и как это отражено в сервисе. Расчетные счета юр.лица в Seeneco называются «Банковский счет». Все остальные деньги – «Учет наличных». Чтобы создать в системе банковский счет достаточно загрузить выписку по расчетному счету или подключить интеграцию с банком. Для учета наличных можно загрузить Excel-файл или создать счет для ведения наличных и вносить операцию вручную. Присвоение статей, проектов, даты начисления платежей, поиск операций и создание выборок и т.д. ведутся в разделе «Доходы и расходы».Уровни учета
В финансовом управлении компанией принято два уровня учета – учет движения денежных средств и учет доходов и расходов. Движение денежных средств – это фактические выплаты и поступления денег на счетах и кассах организации. Доходы и расходы – это операции, признанные фактом ведения коммерческой деятельности. Доходы и расходы могут отличаться от фактического движения денег. Например, перевод денег со счета организации в кассу на счете отобразится как выплата, но в учете расходов или доходов не будет отображена. Отдельные выплаты или поступления могут признаваться доходом или расходом в другой период /дату. Например, при поступлении денег в качестве аванса на поставку продукции дата дохода должна быть отражена датой фактической передачи продукции и т.д. Расчет финансового результата компании по датам фактических платежей называют кассовым методом. Расчет финансового результата по датам признаний доходов и расходов – метом начислений. Подробнее о важности разделения уровней учета в статье в нашем блоге. В Seeneco для разделения уровней учета есть несколько инструментов:- Раздел «Счета» отображает расчётные и виртуальные счета (кассы) организации. В выписках по этим счетам отражается фактическое движение денег.
- Раздел «Операции» отображает всю ленту финансовых операций доходов и расходов. Здесь можно отражаются операции по датам признаний или датам платежа.
- В разделе «Операции» для каждой финансовой операции можно задать дату признания.
- Для построения финансовой аналитики на основе кассового метода или метода начислений можно использования переключатели.
Загрузка выписки с расчетного счета
В Seeneco можно загрузить выписку из вашего банка. Для этого зайдите в интернет-банк и скачайте выписку за нужный период в формате 1С. Этот формат поддерживают все российские банки. Файл выписки будет с расширением .txt В разделе «Операции», нажмите «Добавить» и выберите «Импорт выписки из банк-клиента».
Также выписку загрузить из раздела «Операции», нажав кнопку «Добавить».
Еще выписку можно загрузить в окне дашборда (открывается по клику на букву S в левом верхнем углу). Нажмите «Я хочу» – > «Загрузить выписку».
Справа откроется окошко. Перетащите в него файл выписки или выберите файл в папке на компьютере, нажав «Загрузите документы». После нажмите «Импортировать».
После нескольких секунд загрузки (зависит от количества операций), новый счет с операциями добавится в списке счетов. При загрузке выписки с расчетного счета сервис сам определяет название организации и заводит ее в справочнике.
Если выписка по этому счету ранее уже загружалась, то операции будут загружены в существующий счет. В случае если часть операций из выписки уже загружена, сервис пропустит их, не создавая дублей.
Автозагрузка операций с расчетного счета в банке
Чтобы не загружать каждый раз выписку из банка в Seeneco, можно настроить интеграцию с вашим расчетным счете в банке. При настроенной интеграции каждый раз, когда вы заходите в сервис, все новые операции будут загружаться автоматически. Seeneco поддерживает интеграцию со Сбербанком РФ, Альфа-Банком, Тинькофф Банком, банком Точка и Модульбанком. Для подключения счета в разделе «Операции» нажмите кнопку «Добавить» и выберите «Подключение к банку».
Далее выберите ваш банк.
Модульбанк. Настройка интеграции.
Выберите Модульбанк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Модульбанке. Нажмите «Подтвердить интеграцию».
Далее сервис перенаправит вас в интернет-банк Модульбанка, где необходимо подтвердить интеграцию, разрешив Seeneco получать выписки по счетам.
После подтверждения, вы будете автоматически перенаправлены обратно в сервис.
Выберите период, за который хотите загрузить операции, и нажмите добавить напротив счетов, которые хотите загрузить в сервис.
После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».
Альфа-Банк. Настройка интеграции
Выберите Альфа-Банк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Альфа-Банке. Нажмите «Получить код».
Seeneco сгенерирует код-идентификатор. Скопируйте его. Он потребуется вам для настройки интеграции в интернет-банке.
Зайдите в интернет-банк «Альфа-Бизнес Онлайн» – https://link.alfabank.ru/webclient/pages
Нажмите «Настройки».
Выберите «Услуги партнеров Альфа-Банка».
В списке «Услуги партнеров Альфа-Банка» найдите «Финансовая аналитика Альфа-Seeneco».
Нажмите «Управление услугой».
Нажмите «Организация».
Выберите организацию, для которой хотите подключить сервис, и нажмите «Выбрать».
Введите идентификатор, который вы скопировали при добавлении аккаунта в сервисе Seeneco, в поле «Учетная запись во внешней системе» и нажмите «Подключить».
В поле «Введите код» укажите код, который получили в СМС-сообщении. Нажмите «Подписать».
Далее появится окно с разделом «Подключенные организации», где ваша заявка на подключение будет со статусом услуги «Ожидается подключение».
В течение короткого времени заявка будет обработана. В случае успешной настройки статус услуги изменится на статус «Подключена».
Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco. Нажмите «Продолжить»
Выберите «Услуги партнеров Альфа-Банка».
В списке «Услуги партнеров Альфа-Банка» найдите «Финансовая аналитика Альфа-Seeneco».
Нажмите «Управление услугой».
Нажмите «Организация».
Выберите организацию, для которой хотите подключить сервис, и нажмите «Выбрать».
Введите идентификатор, который вы скопировали при добавлении аккаунта в сервисе Seeneco, в поле «Учетная запись во внешней системе» и нажмите «Подключить».
В поле «Введите код» укажите код, который получили в СМС-сообщении. Нажмите «Подписать».
Далее появится окно с разделом «Подключенные организации», где ваша заявка на подключение будет со статусом услуги «Ожидается подключение».
В течение короткого времени заявка будет обработана. В случае успешной настройки статус услуги изменится на статус «Подключена».
Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco. Нажмите «Продолжить»
Далее выберите период, за который хотите загрузить операции.
Укажите номер вашего расчетного счета в банке. Валюта будет выбрана автоматически.
Напишите удобное вам наименование счета и впишите или выберите уже созданную в системе организацию. Нажмите «Импорт».
После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».
Банк Точка. Настройка интеграции.
Внесите в поле «Имя пользователя» произвольное имя, которое будет обозначать эту интеграцию (н-р, Синеко). Далее укажите номер телефона для отправки пароля и выберите компанию, по счетам которой вы хотите подключить интеграцию. Нажмите «Продолжить».
В поле внесите пароль из смс.
На указанный выше телефон вам придет пароль и логин, который нужно будет указать в Seeneco.
Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco.
Далее впишите логин и пароль, которые вам пришли в смс от банка.
Нажмите «Продолжить».
Далее выберите период, за который хотите загрузить операции.
Укажите номер вашего расчетного счета в банке. Валюта будет выбрана автоматически.
Напишите удобное вам наименование счета и впишите или выберите уже созданную в системе организацию. Нажмите «Импорт».
Дождитесь окончания загрузки.
После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».
Тинькофф Банк. Настройка интеграции.
Выберите Тинькофф Банк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Тинькофф Банке. Нажмите «Подтвердить интеграцию».
Далее сервис перенаправит вас на форму входа в интернет-банк, где необходимо ввести логин и пароль от Тинькофф Банка.
После ввода логина и пароля, вы будете автоматически перенаправлены обратно Seeneco.
Счета в Тинькофф Банке могут быть привязаны к созданной ранее в Seeneco организации. Для этого выберите ее из списка.
Если нужно создать новую организацию, поставьте галочку «Указать реквизиты вручную» и заполните имя и ИНН.
Нажмите «Получить счета».
Выберите период, за который хотите загрузить операции, и нажмите добавить напротив счетов, которые хотите загрузить в сервис.
После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».
Сбербанк. Настройка интеграции.
Выберите Сбербанк из списка банков и в отрывшемся окне введите имя, которое будет обозначать в Seeneco данное подключение к счетам вашего юр. лица в Сбербанке.
Перейдите по ссылке – https://sbbfm.ru/atr-framework-services/login
Нажмите «Войти»
Введите логин и пароль от аккаунта в Seeneco.
Авторизуйтесь в интернет-банке «Сбербанк Бизнес Онлайн». Введите логин и пароль и подтвердите вход (смс или токен).
Далее для передачи операций по счетам в Сбербанке подтвердите предложенную оферту.
Вернитесь на вкладку с сервисом Seeneco. Нажмите «Продолжить».
Выберите период, за который хотите загрузить операции, и нажмите добавить напротив счетов, которые хотите загрузить в сервис.
После загрузки операции отобразятся в ленте доходов и расходов, а счет появится в списке счетов разделе «Денежные средства».
Загрузка прошлого периода в сервис
Зайдите в раздел «Счета» и нажмите на стрелочки рядом с нужным счетом.
Выберите пункт «Обновить платежи за выбранный период» и выберите нужный период.
Нажмите «Обновить».
Учет наличных операций
Все операции с деньгами не по расчетному счету организации в Seeneco считаются наличными. Наличные в Seeneco можно вносить вручную (в сервисе или в мобильном приложении) или через импорт в Excel.Создание счета для учета наличных
Для внесения операций вручную нужно создать счет для учета наличных. В разделе «Счета» нажмите кнопку «Добавить» и выберите «Новый виртуальный счет».
Впишите удобное вам название для счета, укажите номер счета (он может быть любым и потребуется при импорте операций через Excel), назначение и валюту. Если вы хотите включать операции по этому счету в аналитику и отчеты, поставьте галочку «Участвует в консолидации».
Если в сервисе уже заведена организация, то можно счет привязать к ней. Привязку к организации можно сделать позже.
Чтобы сервис корректно отображал сумму денег в бизнесе, укажите остаток денег на счете на определенную дату.
Нажмите «Сохранить».
После счет появится в списке счетов в разделе «Счета».
Добавление платежей
Добавить новый платеж в счет наличными можно в разделе «Операции» по кнопке «Добавить» и выбрав нужно направление – выплату или поступление.
Добавить платеж также можно из основного дашборда.
На форме ввода платежа укажите 1) счет и сумму платежа, 2) фактическую дату выплаты / поступления, 3) назначение 4) контрагента (кому предназначен платеж или от кого получен).
Далее в форме платежа можно изменить дату признания дохода / расхода. Seeneco автоматически проставляет дату признания дохода / расхода той же датой, что и фактическая дата проведение операции.
Подробнее, что такое дата признания платежа.
Также в форме вы можете сразу указать статью и проект для данной операции. Это можно сделать позднее из ленты операций в разделе «Операции».
Как привязать статьи к операциям.
Подтвердите создание платежа кнопкой «Добавить поступление» / «Добавить выплату».
Импорт Excel
Если вы вели учет денег в Excel или хотите быстро перенести в Seeneco записи о корпоративных расходах/доходах, например, по банковской карте, можно быстро загрузить эти операции через шаблон Exсel. Загрузить Excel можно в разделе «Операции», нажав кнопку «Добавить» и выбрав «Импорт операций из Excel файла».
Или из раздела «Счета».
Заполненный вашими операциями шаблон перетащите в открывшееся окошко (или выберите его в папке по клику на текст «загрузите документы»). Нажмите «Импортировать».
Если вы впервые загружаете операции, предварительно скачайте шаблон Excel.
Как заполнить шаблон Excel?
Откройте вторую вкладку таблицы – CashFlow. Скопируйте ваши операции в соответствующие колонки. Обязательными корректной загрузки являются следующие поля таблицы: OperationUID – в Seeneco у каждой операции есть уникальный номер. При загрузке проставьте сюда произвольные число. Важно, чтобы для каждой операции они не повторялись. Direction – это направление движения денег. Поставьте INCOMING для поступлений, OUTGOING для выплат, TRANSFER для внутренних переводов. Amount – сумма операции. OperationDate – фактическая дата операции. AccountNumber – это номер кассы. Если ранее в Seeneco вы не создавали счетов для учета наличных, или загружаемые операции относятся к созданному ранее счету, – то проставьте тут любое удобное для вас число, которое будет обозначать номер счета. После загрузки шаблона в системе автоматически создаться новый счет. Если вы загружаете операции в уже созданный счет, проставьте в этой колонке номер этого счета (кассы). Посмотреть этот номер в можно в разделе «Денежные средства» в списке счетов.
AccountType – это тип счета. Для операций по счету с наличными укажите CASH.
Counterparty – плательщик или получатель денег (не является обязательным, но желателен для дальнейшей работы с операциями и аналитикой).
Для отметки переводов между своими счетами:
TransferAccountNumber – номер счета в Seeneco, НА который переводятся деньги.
TransferAccountType – это тип счета, НА который переводятся деньги.
Остальные значения колонок являются не обязательными для загрузки. Отнести операции к статьям и проектам можно позже в самом сервисе.
Подробная информация о подготовке шаблона для загрузки есть на первой вкладке Excel файла – Readme.
Если у вас возникли сложности или ошибки при загрузке операций через шаблон Excel, напишите нам в чат.
Создание переводов между собственными счетами
Seeneco предусматривает автоматическую отметку передов и два сценария создания переводов между счетами вручную.Автоматическая отметка перевода
Seeneco автоматически распознает переводы между расчетными счетами, которые ведутся в сервисе. Система находит разнонаправленные платежи на одну и ту же сумму, с той же датой и отмечает их как перевод. Если перевод не распознался автоматически, его можно отметить вручную.Перевод по двум существующим операциям (между расчетными счетами)
Этот сценарий подойдет, когда в Seeneco уже загружены операции, которые нужно отметить как внутренние переводы. Выбирайте это вариант для отметок о переводе между расчетными счетами в банке, если это не произошло автоматически. Найдите одну из операций, которую хотите отменить переводом. Кликните на нее и выберете «Объединить в перевод». Система найдет зеркальную операцию на туже сумму и с той же датой и предложит выбрать ее для перевода. После отметки операции о переводе между счетами в банке (безналичный перевод), снять такую отметку нельзя.
Операции перевода будут отображаться только в выписке по счетам в разделе «Денежные средства».
Как найти операции в выписке по счету – смотрите ниже.
Создание перевода из одной операции (перевод с наличными).
Когда вам нужно создать новый перевод с наличными, например, из одного наличного счета на другой (как частный случай, из кассы организации под отчет сотруднику); перевод с расчетного счета в кассу (снятие наличных денег), перевод с кассы на расчетный счет (внесение наличных), – используйте операцию «Отметить как перевод». Когда одна из операций перевода уже создана (например, загружена в выписке), найдите ее в ленте раздела «Доходы и расходы», кликнете на нее нажмите «Отметить как перевод». Если в Seeneco еще нет ни одной из операций, которую нужно отметить переводом (например, выдача наличных из кассы организации под отчет сотруднику), нужно предварительно создать расходную (на счете, с которого будет проводиться перевод) или доходную операцию (на счете, на который будет проводиться перевод). Далее эту операцию отметить как перевод.
Далее выберите, с какого счета (или на какой счет) необходимо сделать перевод и подтвердите операцию кнопкой «Отметить».
В итоге выбранная операция будет отмечена как перевод, а на счете, с которого (или на который) был осуществлен перевод, будет автоматически создана зеркальная операция.
Операции перевода будут отображаться только в выписке по счетам в разделе «Операции».
Найти / отменить операцию перевода
После отметки операций переводом они не отображаются в ленте «Операции», т.к. не являются доходными / расходными операциями, не имеют атрибутов статьи и проекта и не учитываются в общей сумме доходов или расходов. Найти операции перевода можно в разделе «Счета». Для этого выберете любой из счетов, по которому был перевод, и нажмите «Выписка».
Для быстрого поиска переводов в списке нажмите вкладку «Внутренние переводы».
Кликнете на операцию для снятия отметки о переводе.
В открывшемся окне подтвердите снятие кнопкой «Отметить».
После снятия отметки о переводе операции из системы не удаляются. В случае, если в реальности вы отменяете не состоявшийся перевод на счета с наличными, созданные там операции в ходе перевода нужно удалить вручную.
Настройка справочника статей
Чтобы Seeneco показывал аналитику в разрезе статей (категорий) доходов и расходов, помогал точнее планировать финансы, нужно относить все операции в бизнесе к определенной статье. В Seeneco уже создан стандартный справочник статей, который вы можете отредактировать под ваш бизнес. Для этого откройте раздел «Справочники» и перейдите на вкладку «Статьи». Для переключения между статьями дохода и расхода используйте переключатель в верхней части страницы.
Для удаления, изменения или добавления подстатьи (дочерней статьи) наведите курсор на название статьи.
Для создания новой статьи нажмите «Добавить».
В форме создания / редактирования статьи заполните название и код. (Этот код потребуется для отметки статьи при загрузке операций через Exсel. Это может быть любое удобное вам значение: цифры, слова в латинской или кириллической раскладке).
Если вы создаете подстатью укажите родительскую статью.
Укажите код статьи и выберите денежный поток, к которому будут относится все операции по этой статье.
Подробнее о денежных потоках в статье на блоге.
Нажмите «Добавить»
Ручная привязка операций к статьям
Любую операцию в сервисе можно привязать к статье управленческого учета. 1.Выберите нужную операцию или группу. Привязка статей к одной операции. Для привязки к статье нажмите на ссылку «+Статья». Это можно сделать ленте операций в «Операции».
Привязать операцию к статье также можно в любом отчете сервиса, где встречается лента операций, например, «Отчет движения денежных средств» или «Аналитика».
Привязка статей к группе операций
Чтобы ускорить разметку операций, можно сразу отметить несколько операций. Для этого отметьте нужные операции галочками. В нижней части экрана возникнет плашка с общей информацией о выбранных операциям. Нажмите на ней «+Статья».
Для быстрого поисках всех нужных операций, вы можете воспользоваться фильтрами. Например, вывести в ленту все операции по одному контрагенту, выделив все операции, отнести их одной статье.
Привязать операцию к статье также можно в любом отчете сервиса, где встречается лента операций, например, «Отчет движения денежных средств» или «Аналитика».
2. Назначение статьи
В появившемся окне найдите нужную статью и кликнете на нее. Статья будет присвоена операции.
В форме поиска можно сразу создать новую статью. Для этого введите ее название и нажмите «Добавить статью».
Также присвоить статью операции можно в карточке этой операции.
Как заполнить поля в карточке новой операции.
Автоматическая привязка операций к статьям
Чтобы сэкономить время на разметке операций статьями, создайте правила привязке операций к статьям. В окне назначения статьи (см. выше) до клика по нужно статье, проставьте галочку напротив «Создать правило».
Далее откроется форма условий для правила обработки платежа. Сервис автоматически подставит значения в поле статья, к которой будут относится платежи» и условия, которые выполняются в этой операции (Например, имя контрагента совпадает с ФНС). Сверьте и скорректируйте по необходимости эти условия. Так же вы можете добавить дополнительные условия для этого правила.
Нажмите «Сохранить».
Правило будет создано и все операции, которые в будущем будут загружаться в сервис, при выполнении заданных условий автоматически будут отмечаться выбранной статьей.
Управление правилами
В списке правил («Справочники» — «Статьи» — «Правила») вы можете выключать и включать созданные правила, удалять или изменять условия по статьям и проектам.
Применение правил для ранее добавленных операций
В списке правил нажмите «Применить правила». В открывшейся форме выберите период операций, которые хотите отнести к статьям на основе созданных правил, и счета для обработки. Также можно выбрать какие операции обработать: все, в том числе размеченные, или только неразмеченные операции. Нажмите «Обработать операции».
Создание новых правил для статей и проектов
Вы можете создать новое правило для статьи или проекта, установив в нем все критерии вручную. Нажмите «Добавить правило» во складке «Правила по статьям» или «Правила по проектам», выберите статью, к которой будут привязываться операции и назначьте условия:- по имени контрагента,
- по ИНН контрагента,
- по тексту в назначении операции.
Учет финансов по проектам
Seeneco позволяет вести учет финансов по проектам. Это позволяет видеть доходы, расходы и прибыль проектов, эффективнее управлять проектной деятельностью. Даже если в бизнесе нет проектов, можно относить привязывать к проектам отдельные направления или источники получения прибыли (например, отели в сети отелей), чтобы оценивать их эффективность. Для того, чтобы получить аналитику по проекту отмечайте операции соответствующим проектом.Отметка операции проектом
1. Выберите нужную операцию или группу. Привязка проекта к одной операции. Для привязки операции к проекту нажмите на ссылку «+Проект». Это можно сделать ленте операций в разделе «Операции».
Привязать операцию к проекту также можно в любом отчете сервиса, где встречается лента операций, например, «Отчет движения денежных средств» или «Аналитика».
Привязка статей к группе операций
Чтобы ускорить разметку операций, можно сразу отметить несколько операций. Для этого отметьте нужные операции галочками. В нижней части экрана возникнет плашка с общей информацией о выбранных операциям. Нажмите на ней «+Проект».
Для быстрого поисках всех нужных операций, вы можете воспользоваться фильтрами. Например, вывести в ленту все операции по одному контрагенту, выделив все операции, отнести их одному проекту.
2. Назначение проекта
В появившемся окне найдите нужный проект из списка или через форму поиска и кликнете на нее. Проект будет присвоен операции.
В форме поиска можно сразу создать новый проект. Для этого введите ее название и нажмите «Добавить проект».
Укажите название проекта и контрагента (это поле является обязательным. Можно указать произвольного контрагента).
Нажмите «Добавить».
Также присвоить проект операции можно в карточке это операции.
Как заполнить поля в карточке новой операции.
Создание проекта через Справочники
Создать новый проект можно также в разделе «Справочники», вкладка «Проекты».
Поиск операций
Seeneco помогает быстро найти нужные операции. Основным разделом для этого служит раздел «Операции». 1.Выберите период
2. Через форму поиска: Seeneco ищет операции по словам в назначении платежа и по названиям контрагентов.
3. Через фильтры: в сервисе можно фильтровать операции по типам денежного потока, статьям, проектам, контрагентам, счету, по которому проходил платеж.
Из полученного через фильтр среза по операциям можно получить графическую аналитику.
Подробнее об аналитических возможностях Seeneco.
Выгрузка в Excel
Денежные операции из Seeneco можно выгрузить в Excel в разделе «Операции». Для этого нажмите кнопку «Действия» и выберите «Выгрузить в Excel».
Выгрузить в Excel можно, как всю ленту операций, так и операции отобранные по фильтрам.
Как искать операции по фильтрам
Как выгрузить в Excel финансовые отчеты