Автоматизация бизнес-процессов - что можно автоматизировать на предприятии

Опубликовано

28.02.2022

Время на чтение

9 минут

Автор

Ольга Литвинцева

Кол-во просмотров

3 716

Кол-во комментариев

Оглавление

С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

В Seeneco вы соберете всю информацию по вашему бизнесу, а сервис максимально упростит вам работу, совершая автоматические действия вместо вас.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Чем автоматизация будет полезна любой компании:

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например, распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вобще нереально обработать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
Менеджер получает заявку.	Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
Отправляет счет клиенту.
Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет и так несколько раз.
После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты автоматизации

Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать.

Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.

Автоматизированные системы складского и товарного учета позволяют быстро и в режиме реального времени оценивать остатки товара на складе, планировать поставки сырья, формировать план закупок, анализировать спрос покупателей, предоставлять сведения об объемах продаж, выявлять товары с наибольшим спросом. Пример такой системы: «1С-Логистика:Управление складом».

Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.

Seeneco – первый в России онлайн сервис финансового учета. Данный сервис организует финансовый и управленческий учет, покажет сколько денег в бизнесе, предупредит о кассовом разрыве, рассчитает рентабельность проектов, наглядно продемонстрирует движение денежных средств с помощью графиков и диаграмм, обеспечит планирование доходов и расходов, посчитает чистую прибыль и другие ключевые показатели, отправляет платежи в банки на оплату и выставляет счета клиентам. И все это в одном облачном сервисе Seeneco.

Все инструменты можно разделить на несколько категорий:

Бухгалтерские

Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».

Для управления проектами

Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ».

IT-проектирование

Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».

Управление продажами

Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8».

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

расчет скидок;
ведение статистики;
обработка поступивших заказов;
систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

задачи, которые ПО призвано решать;
вид программы: типовая или настраиваемая;
ресурсы, необходимые для внедрения;
количество подключенных к системе рабочих мест.

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 41 400 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов

Смотреть не на фичи системы автоматизации бизнеса, а на то, может ли софт справиться с вашими сценариями работы. Чтобы это проверить, составьте список сценариев и попросите представителя приложения показать, как это решается в их программе. Это поможет понять, подходит ли ПО по скорости, удобству и возможностям.
Тестировать разные программы для автоматизации малого бизнеса: одна может не подойти по функционалу, другая — по дизайну, третья — по цене.
Начинать с важных для компании процессов, чтобы убедиться, что время сотрудников действительно экономится, а ошибок стало меньше. Если теряются данные о заказах, то лучше начать с внедрения CRM, а не с переноса проектов в онлайн-сервис.
Собирать обратную связь от сотрудников: если они с чем-то испытывают сложности, им можно помочь с обучением.
Внедрять сервисы по необходимости, а не потому, что их внедряют другие. У всех бизнесов разные процессы, даже у конкурентов в одной нише, и каждому могут подойти разные решения.

Если вам необходимо настроить финансовый и управленческий учет, планировать и анализировать бизнес, то вам подойдет сервис Seeneco. Ознакомьтесь подробнее на нашем сайте – https://www.seeneco.com/ru/bfm/

А если вы хотите пообщаться с нами, задать интересующие вопросы или попробовать сервис бесплатно, для этого свяжитесь с нами info@seeneco.ru, +7 (499) 703-40-28 или оставьте заявку на сайте https://www.seeneco.com/ru/bfm/

Источники:

Подписаться на новости

Получайте полезные статьи о финансах на почту