Как контролировать удаленных сотрудников

Что беспокоит работников на удаленке

Важно следить за отношениями внутри коллектива удаленщиков. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.

Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.

Исследования показывают, что по сравнению с работниками, занятыми полный рабочий день, вероятность возникновения тревоги у тех, кто работает удаленно, выше. Когда это беспокойство носит постоянный характер, оно приводит к росту стресса и снижению производительности. Это приводит к увеличению расходов и задержкам в выполнении задач. В конечном итоге это может стать причиной ухода сотрудников из компании.

Иногда удаленные сотрудники могут так переживать из-за того, что не успевают за своими коллегами в офисе, что берут на себя слишком много работы. На первый взгляд это может показаться положительным моментом, но это может легко привести к тому, что удаленный работник просто перегорит.

Зачем нужен мониторинг удаленных сотрудников

Около половины сотрудников компаний как минимум один день в неделю работают на удаленке. Согласно социологическим исследованиям, через 4 года более 50% компаний будут полностью работать дистанционно.

Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:

• Работники знают, что руководство отслеживает продуктивность, и более ответственно относятся к задачам.
• Фрилансеры и сотрудники со сдельной оплатой могут использовать статистику рабочего времени, чтобы выставлять счета клиентам.
• Руководители понимают, сколько времени уходит на ту или иную задачу.
• Руководителям проще контролировать подчиненных.

Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.

Поддерживайте личные отношения

Очень важно, чтобы сотрудники верили в руководство и друг в друга. Это касается и удаленных сотрудников. Знакомство с мотивацией каждого сотрудника, его увлечениями и интересами может потребовать определенных усилий, но в конечном итоге приведет к появлению более преданных сотрудников, которые с большей вероятностью дадут обратную связь своему руководителю.

Важно знать индивидуальные особенности своих работников. Например, некоторые люди могут предпочитать публичную похвалу, в то время как другие могут чувствовать себя более комфортно при частной похвале.

Важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».

Также руководителю стоит задуматься, почему его сотрудники предпочитают удаленку. Обычно ее ценят за гибкий график и возможность сбалансировать работу и личную жизнь.

У удаленных работников должно быть достаточно времени, чтобы выполнять рабочие задачи. Если сотрудник регулярно срывает сроки сдачи, руководителю стоит выяснить, осталась ли мотивация подчиненного прежней.

Многие фрилансеры подчеркивают, что им важна поддержка куратора при всей необходимости самомотивации, поскольку помощь куратора значительно повышает эффективность работы.

Знакомство с новичками

Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде. Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т.д.

Будет здорово, если новый сотрудник сразу увидит, что ему рады в коллективе.

Как отслеживать рабочее время

Когда руководитель и сотрудники не находятся в одном месте, бывает трудно уследить за происходящим. Из-за отсутствия надзора у некоторых сотрудников может возникнуть соблазн отвлечься и потерять время. Чтобы избежать этого, существуют технологические решения, которые могут помочь. Эти системы позволяют работодателям точно оценивать рабочее время, что позволяет им выплачивать справедливую заработную плату, соблюдая при этом права обеих сторон.

Будьте на связи

У фрилансера должна быть высокая трудовая дисциплина и развитая самомотивация. Еще нужно искать способы взаимодействия с работодателем. Ключевой фактор здесь — коммуникация с куратором, которому необходимо получить от сотрудника максимум отдачи.

Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.

Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.

Планирование времени

При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.

Лучше не доводить сотрудников до ночного бдения. Кто же будет работать днем?

Хвалите внештатных сотрудников

Удаленные работники тоже хотят, чтобы их работу заметили и поощрили. Стоит подумать, как выделять отличившихся. Например, можно выдавать премию по итогам месяца. Важно, чтобы сотрудники понимали: они полезны для компании, их ценят.

Социализация на удаленке

Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т.д.

Общий сбор хотя бы раз в год

Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы. Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.

Оценка эффективности с помощью метрик

Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.

При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из системы мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест.

Как организовать мониторинг

Программы мониторгинга нужны для просмотра рабочего стола удаленных сотрудников и наблюдения за их работой. ПО помогает решать разные задачи, например, следить, чтобы сотрудники своевременно выполняли работу.

При знакомстве с фрилансером руководитель изучает его резюме и портфолио, оценивает тестовое задание и получает общее представление о навыках работника, но не о его личных особенностях. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест дисциплинирует сотрудников и помогает им своевременно выполнять задачи. Руководителю будет особенно полезна функция скриншотов экрана, которая показывает, на каком этапе находится работа.

Также сервис оценивает продуктивность по снимкам. Это ускоряет и упрощает анализ эффективности.

Учет рабочего времени на компьютере позволяет руководителю знать, успевает ли сотрудник выполнить задачу в срок.

Также с помощью ПО можно решить проблему отчетности. Иногда сотрудники в корыстных целях указывают неверные данные в отчетах, чтобы получить дополнительную оплату за приписанные себе часы. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест точно определяет количество отработанного времени, формирует соответствующий отчет и оценивает продуктивность. Благодаря ему руководитель знает, за что конкретно компания платит сотруднику.

Кроме того, ПО позволяет своевременно исправлять ошибки. Часто исполнители не совсем верно понимают суть задачи. Если работник и руководитель не обсудят все нюансы, то сотрудник выполнит задание по своему усмотрению.

Также программа показывает, насколько эффективно работает сотрудник. Узнать актуальные данные можно как при просмотре в онлайн-режиме, так и за определенный период.

Риски работы на удалёнке

Переход на удаленную работу выявил потенциально слабые места в инфраструктуре и устранил любые границы, существовавшие в организации. Доступ к данным теперь можно получить из любого места, независимо от того, будь то завод, финансовое учреждение или даже государственный департамент. Поскольку личные устройства обычно не защищены, у служб безопасности нет возможности их контролировать.

Невнимательность персонала также может привести к удалению конфиденциальной информации без возможности восстановления в условиях дистанционной работы.

Так как доступ к корпоративной сети нередко производится с личного компьютера, в эту сеть могут добраться злоумышленники из-за неосторожности или халатности специалиста.

Отследить все действия сотрудников в ручном режиме невозможно, особенно если речь не о маленькой компании из 5 человек, а о крупной организации. Требуются специализированные системы информационной безопасности, которые дадут возможность отслеживать все запросы к данным и аномалии в трафике компании.

А вести управленческий учет вашего бизнеса вы можете с помощью сервиса Seeneco.

Seeneco – первый в России онлайн сервис финансового и управленческого учета, планирования и анализа бизнеса.

Что может Seeneco:

• Предупреждать о кассовом разрыве.
• Рассчитывать рентабельность проектов.
• Вести подсчет чистой прибыли и другие ключевые показатели.
• Организовывать финансовый и управленческий учёт.
• Вести учет всех финансов бизнеса.
• Показывать в дашборде нужные вам показатели.
• Выводить данные в графической аналитике расходы и доходы.
• Планировать и бюджетировать.
• Создавать отчеты, аналитику и инфографику для максимизации прибыли.
• Выставлять счета клиентам и вести онлайн контроль дебиторки.