Как организовать управленческий учет с нуля?

Беспорядок в финансах губителен для бизнеса. Он не обязательно приводит к разорению, но всегда повышает риск потерь. Неверные и несвоевременные решения приносят убытки, а правильно действовать можно лишь на основании полной и актуальной информации.  

Часто предприниматель нанимает бухгалтера и уходит заниматься основным бизнесом, чтобы потом вернуться с вопросом: «Сколько мы заработали?». Давайте разберемся, почему такая модель редко приводит к успеху.  

Почему бухгалтер не поможет вашему бизнесу 

У Сергея столярный цех. Раз в месяц приходящий бухгалтер приносит ему распечатку с цифрами. Если верить им, то все отлично: баланс сведен, доходы за предыдущий месяц превышают расходы, бизнес процветает.  Как и многие предприниматели, Сергей думает, что бухгалтер решает все вопросы управления финансами. Платишь специалисту зарплату, а он всегда подскажет, что да как, поможет все рассчитать и принять решение.  

В действительности, бухгалтерский учет создавался вовсе не по лекалам бизнеса. Как действует бухгалтер, если его попросить рассчитать себестоимость нового товара? Суммирует все затраты, в том числе общецеховые, амортизацию станков и здания. В итоге получается, что изготовление стула невыгодно и себестоимость его зашкаливает. Отказ от выпуска товара из-за раздутой себестоимости — это потерянные для бизнеса деньги.  

То же касается степени детализации статей расходов и доходов. Они достаточны для оценки со стороны государства и макростатистики, а для принятия решений для бизнеса совершенно не пригодны.  

Что же делать предпринимателю, чтобы навести порядок в финансах, а в штате нет финансового консультанта или аналитика? Разобраться самому в самых базовых вещах не так сложно, как кажется, но эффект для бизнеса будет значительный. А бухгалтера можно привлечь для систематизации учета денег по тем правилам, которые нужны для вашего бизнеса. 

Как организовать управленческий учет с нуля 

Предприниматель может самостоятельно наладить управленческий учет в небольшой компании лучше всех наемных сотрудников, ведь он знает собственную фирму изнутри.  С чего начать систематизацию и учет?

1. Составить схему бизнес-процессов 

Как именно работает компания, как она зарабатывает деньги, откуда приходят клиенты и что нужно сделать, чтобы они заплатили, — это все ваша бизнес-модель, которую нужно разложить на отдельные бизнес-процессы. 

Таких цепочек с разными процессами может быть несколько. При этом у компании может быть несколько направлений деятельности. Важно их разделять, чтобы в дальнейшем оценивать, насколько они эффективны и рентабельны сами по себе, сколько приносят прибыли и сколько требуют ресурсов по отдельности. Допустим, в нашем примере Сергей продает не только изготовленную в своем цехе мебель, но и товары партнеров. Тогда ему нужно рассматривать их по отдельности: это два принципиально разных вида деятельности,и они требуют отдельной оценки.  

Если бухучет требует все эти процессы свести к одному финансовому результату, то управленческий учет помогает детализировать и разделить. Тогда сразу будет понятно, насколько эффективно отдельно взятое направление, на каком этапе возникают проблемы и что для компании действительно важно. 

Сергей, устав от непонятной ситуации с финансами, взял бумагу и ручку, изложил работу столярного цеха в схеме, которая начинается с поиска клиентов и рекламы, а завершается получением платы за изготовленную на заказ мебель. Упрощено она выглядит так.

Изложив в такой форме все процессы, Сергей лучше осознает структуру собственного бизнеса. Ему проще видеть, какой из этапов процесса требует расходов, где создается добавленная стоимость и где формируется выручка. Если выяснится, что себестоимость мебели высока из-за того, что много денег уходит на рекламу, надо будет корректировать именно это: обращаться за аудитом к профессионалам, составлять маркетинговый план, выбирать другие каналы и сообщения для целевой аудитории, повышая эффективность и снижая издержки на бесполезную рекламу.  

Далее можно переходить к следующему шагу и решать, как снизить издержки на дизайне и проектировании мебели: повышать производительность работников, приобретать более функциональное программное обеспечение. И так по всем пунктам, но последовательно, чтобы максимально увеличить эффективность бизнес-процесса. 

Этот подход работает для любого бизнеса — и простого, и сложного. Когда прибыль снижается, предприниматель часто стремится урезать расходы по всем статьям сразу, в том числе уменьшить работникам зарплату и экономить на материалах. Как правило, это усугубляет ситуацию и приводит к дальнейшему падению доходов. Но если есть четкая схема, можно поэтапно проанализировать каждый из пунктов, добраться до первопричины и устранить проблему.

2. Построить структуру  расходов и доходов с нужной степенью детализации 

Имея на руках схему, можно стоить финансовую модель: подробнее мы рассказывали о ней в отдельном материале. Например, бюджет столярного цеха из нашего примера может иметь такую структуру.

При таком раскладе Сергею понятно, сколько нужно получить выручки, чтобы «выйти в ноль» и какой доход должен быть, чтобы получить прибыль с учетом всех обязательных и дополнительных трат. Такая структура задает точки, на которые можно опираться при анализе, отделяя второстепенное от сути. 

Теперь можно пойти дальше и разделить категории переменных расходов для отдельного вида изделий. В итоге при анализе можно будет точно знать, насколько выгодно производство табуретки, стола, шкафа или услуги по проектированию, замеру и доставке. Выводы дадут возможность внести корректировки в процесс производства, чтобы минимизировать издержки по отдельным товарным позициям.

Отдельно можно рассмотреть различные категории клиентов и разделить все бизнес-процессы на предложения для частных лиц и для корпоративных клиентов. Это позволит подсчитать, каковы затраты на привлечение разных клиентов и расходы на их обслуживание, какую долю выручки приносит каждый сегмент. По результатам анализа можно принять решение: сосредоточиться ли на какой-то определенной нише, отказавшись от неприбыльного сегмента, либо нанять дополнительных сотрудников для работы с наиболее перспективными клиентами.  

Мельчить не стоит, но масштаб должен быть таким, чтобы легко было вычленять убыточные и прибыльные сегменты. Отдельные товары помогают покрывать расходы на содержание всего направления, другие — обеспечивают только себя. Вычислить те товары и проекты, которые тянут бизнес в минус, без такой нарезки невозможно. Предпринимателю надо найти все самые прибыльные проекты и понять, почему они успешны, попытаться масштабировать их. Закрывать остальные проекты и направления необязательно, если они хотя бы в минимальном плюсе.  

3.  Сортировать типы денежных потоков 

Построенная в итоге модель должна охватывать все поступления и выплаты, связанные с операционной деятельностью. Помимо операционного денежного потока в компании в той или иной степени будут еще два потока:  инвестиционный и финансовый.

Инвестиционная деятельность позволяет работать еще лучше, быстрее, сильнее: приобретение нового оборудования, ремонт помещений, замена и модернизация  техники.  

Покупку и ремонт основных средств не надо закладывать в операционную деятельность и переносить на себестоимость. Эти затраты – инвестиции.  

Финансовая деятельность — это привлечение и возврат заемных средств, вкладов учредителей в уставную деятельность.  

Эти средства также не относятся к операционной деятельности, ведь они не заработаны бизнесом, их просто принесли и выдали.  

Рассчитывать эффективность производства нужно только на основании показателей операционной деятельности. Выгодно ли производить эти стулья? Да, так как затраты на его изготовление складываются во вполне адекватную сумму и себестоимость его не раздута.  

Такое разделение потоков позволит узнать реальную эффективность операционной деятельности. Если изначально делать и продавать стулья невыгодно, то никакие кредиты и вложения не помогут бизнесу – он обречен. Если же основная деятельность компании эффективна, то при решении вопросов с инвестициями и финансами, можно работать дальше. 

4. Методично вести учет 

Когда появляется структура, остается в ней размещать все поступающие данные — входящие и исходящие платежи. Делать это можно и Экселе, и в специальных сервисах, как Seeneco.  

Сергею из нашего примера не нужно теперь ждать, когда придет бухгалтер и рассчитает сколько было потрачено по той или иной статье. Он каждый день получает информацию о том, что творится в финансовых закромах его столярного цеха. Когда он захочет «затянуть пояса», то сможет это сделать без потерь. Когда запланирует развиваться, то будет знать, сколько средств и на что придется потратить. 

Как только учет налажен и в данных наведен порядок, управленческий учет сразу начинает отвечать на вопросы бизнеса: сколько потрачено на статью А, сколько — на статью Б, как они взаимосвязаны, что надо поменять для увеличения доходов.

Управленческий учет показывает скрытые финансовые проблемы, помогает находить резервы для развития или сокращения издержек, принимать решения взвешенно, систематизировать контроль и управление бизнес-процессами. 

Конечно, управленческий учет — это не кнопка «деньги», но важный инструмент для бизнеса, который эти деньги генерировать, не теряя половину по дороге.