Как предпринимателю найти бухгалтера. Часть 2

В прошлой статье мы рассказали, как найти кандидатов на место бухгалтера. Теперь разберем, как провести дальнейший отбор и выбрать лучшего кандидата.

Собеседование

Сначала пообщайтесь с соискателями лично или по видеосвязи. Попросите их рассказать о своем профессиональном пути: спросите, где они учились, сколько лет работали по профилю, когда последний раз проходили курсы повышения квалификации. Узнайте, с какими налоговыми режимами имели дело. Например, если у вас самый сложный из всех режимов — общая система налогообложения, то кандидат, который работал только со спецрежимами, вам не подойдет. Такой специалист будет доучиваться на ходу и может допустить много ошибок. Спросите, с какими видами деятельности сталкивались соискатели. Бухгалтер-производственник легко справится с учетом услуг, а вот служащий сферы услуг производство не потянет. Поинтересуйтесь, какое количество сотрудников бухгалтерии было у прошлых работодателей кандидатов, на каких участках они работали.

Спросите, по какой причине соискатели расстались с прошлым работодателем. Если кандидат отзывается о предыдущем месте работы негативно — это повод задуматься. Если вы с этим ним не сработаетесь, скорее всего, он будет плохо отзываться и о вас.

Предупредите собеседников, что будете наводить о них справки. Спросите, могут ли они предоставить номер телефона предыдущего работодателя для запроса характеристики и рекомендаций.

В процессе разговора наблюдайте за кандидатами. Открытость, честность, внимательность, размеренный темп речи, умение логично и последовательно излагать свои мысли характеризуют хорошего специалиста. Профессионал будет не только отвечать на вопросы, но и задавать их сам. Он поинтересуется сферой вашей деятельности, спецификой работы, условиями сотрудничества.  

Прислушайтесь к себе: готовы ли вы доверить финансовую сторону вашего бизнеса одному их тех, с кем пообщались? Если бухгалтер вам не нравится интуитивно, в процессе общения возникает чувство тревожности, возможно, стоит рассмотреть другие кандидатуры.  

Если по итогу беседы вам понравился один или несколько кандидатов, предложите им выполнить несколько тестовых заданий.

Тестовое задание

Теоретический блок

Включает вопросы на знание отдельных аспектов учета, систем налогообложения, законодательства. Каждое задание содержит несколько ответов, соискателю нужно выбрать правильный вариант.

Например. Суточные расходы — это: 
а) расходы на питание (-);
б) расхода на финансирование личных нужд работника (-);
в) расходы на питание и финансирование других личных нужд работника (+);
г) все средства, полученные под отчет на командировку (-).

Вопросы можно подобрать на профессиональных ресурсах. Например, много тестов с ответами есть на портале Главкнига.  

Важно! Предоставьте кандидату возможность пользоваться интернетом. Помнить все невозможно, но профессионал всегда найдет ответ и обязательно проверит, соответствует ли его решение законодательным нормам.       

Ситуационный блок

Включает одну или несколько задач из повседневной деятельности вашего предприятия, которые будет решать бухгалтер. Ситуационные задачи крайне важны. Новое поколение бухгалтеров привыкло во всем полагаться на программы учета. Зачем уметь считать налоги или зарплату, если программа все делает сама? Во-первых, любое ПО нужно грамотно настроить. Во-вторых, в нем могут произойти технические сбои. В результате в учете возникнут ошибки, а бухгалтер их не заметит.

Варианты ситуационных задач с ответами: по расчету упрощенного налога, по расчету налога на доходы физических лиц,   

Пример мини-задачи по расчету налогов и взносов с заработной платы

Задача. Заработная плата работника за месяц составляет 80 000 рублей. Работник — налоговый резидент. Ставка взносов в Фонд социального страхования составляет 0,4%. Задача: рассчитать подоходный налог и страховые взносы с заработной платы.

Решение. Подоходный налог составляет 10 400 рублей (80 000 рублей * 13%), значит, на руки работник получит 69 600 рублей (80 000 рублей – 10 400 рублей). Взносы на пенсионное страхование составляют 17 600 рублей (80 000 рублей * 22%), на социальное страхование — 2 320 рублей (80 000 рублей * 2,9%), на медицинское страхование — 4 080 рублей (80 000 рублей * 5,1%). В Фонд соцстрахования нужно перечислить 320 рублей (80 000 рублей * 0,4%).

Пример мини-задачи по расчету отпускных 

Задача. Работник уходит в отпуск с первого по четырнадцатое апреля 2020 года. Общая сумма заработной платы за расчетный период с 01.04.2019 по 31.03.2020 составляет 360 000 рублей. Работник не болел, в отпуск за свой счет не уходил, все месяцы отработал полностью. Нужно рассчитать отпускные.

Решение. Средний дневной заработок = 360 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дней = 360 000 рублей / 351,6 дней = 1 023,89 рублей. Отпускные = 1 023,89 рублей * 14 дней = 14 334,47 рублей.

Проверка навыков работы с программным обеспечением

Предложите соискателю выполнить несколько операций в бухгалтерской программе. Например: ввести новую номенклатуру товара и установить цену, провести начисление заработной платы. Если специфика работы предприятия требует знания других программ, можно включить в тестирование проверку навыков работы с этим ПО.

После собеседований возьмите тайм-аут. Вам предстоит обработать полученную информацию и решить, кто из кандидатов вам подходит. Оцените, с кем удалось наладить эмоциональный контакт. Кто из них был предельно честен, озвучил свои положительные стороны и недостатки, проявил готовность развиваться и расти вместе с вашим бизнесом. Кто в полной мере проявил свою компетентность при прохождении тестов. Кто имеет положительные характеристики или отзывы от прошлых работодателей. Выбрали бухгалтера? Оформляйте прием на работу или заключайте гражданско-правовой договор. Подробнее о различиях мы писали в первой части.

Когда нужно заключать договор о полной материальной ответственности

Договор о полной материальной ответственности нужно заключить, если бухгалтер устроен по трудовому соглашению и отвечает за обслуживание и хранение ценностей предприятия. Например:

• совмещает должность бухгалтера с должностью кассира, то есть работает с наличными деньгами;
• выполняет работы по приему и выплате иных видов платежей. Например, может самостоятельно подписывать электронные платежные поручения при переводе денег через систему банк-клиент;
• совмещает должность бухгалтера с должностью кладовщика, то есть работает с товарно-материальными ценностями.

Стороны заключают договор о полной материальной ответственности в письменной форме. Типовой бланк приведен в Постановлении Минтруда от 31.12.2002 № 85. 

Если ценности пропали, а договора нет, то работник несет ограниченную ответственность — в пределах среднемесячного заработка. Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда работник должен возместить потери в полном объеме даже при отсутствии договора. Например: бухгалтер нанес умышленный ущерб имуществу предприятия. Но если работник не согласен выплатить всю сумму причиненного вреда, то доказывать его вину нужно в суде. 

Нельзя заключить договор о полной материальной ответственности в следующих случаях.

• Трудоустроенный бухгалтер использует имущество предприятия в работе. В этой ситуации оформляют другие документы.
  
  Например: передачу работнику ноутбука или мобильного телефона подтверждают актом приема-передачи. Дополнительно можно составить договор об использовании имущества и закрепить в нем порядок получения и возврата этого имущества.

• Трудоустроенный бухгалтер работает только с документами и не имеет доступа к ценностям предприятия, то есть не отвечает за их хранение и обслуживание.
• Бухгалтер оказывает вам услуги по гражданско-правовому договору. В этом случае как исполнитель он несет не материальную, а имущественную ответственность по нормам Гражданского кодекса.      

Как контролировать работу бухгалтера

Если вы заключили гражданско-правовой договор с удаленным бухгалтером, примите несколько мер предосторожности. 

• Первичную документацию храните у себя, а бухгалтеру отправляйте копии документов.
• Для ведения учета желательно использовать облачные сервисы и предоставлять бухгалтеру право доступа к базе данных. Если вы применяете офлайн-версии программы — своевременно делайте выгрузку архива.
• Даже если вы оформили бухгалтера по трудовому договору, подписывайте платежные документы самостоятельно. Выдайте работнику логин и пароль для входа в банк-клиент, а ключ электронной подписи оставьте у себя. Или подтверждайте платежи одноразовым паролем через свой мобильный телефон. Тогда бухгалтер будет самостоятельно выгружать банковские выписки и формировать платежные поручения, но перевести деньги без вашего участия не сможет. 

Проверяйте наличие документов по крупным контрагентам

Первичная документация должна быть рассортирована по папкам, а по итогам года — прошита. На договорах, актах, накладных должны стоять печати и подписи контрагентов. Проверяйте наличие документов по итогам года, а если сделок много, то и чаще. Например, ежеквартально.

В случае необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, документы нужно будет предоставить в сжатые сроки. Если бухгалтер отвечает за ведение документации по контрагентам, он должен вовремя ее проверять, устранять недочеты и организовывать ее хранение. 

Проведите инвентаризацию ценностей

Бухгалтеры, которые работают на индивидуальных предпринимателей, часто одновременно являются кассирами или кладовщиками. Тогда и сами ценности, и документы, в которых отражаются движения этих ценностей, оказываются в руках одного человека. Вы должны быть уверены, что количество ценностей, которое отражено в документах, соответствует реальности. Если у вас есть сомнения, все ли ваше имущество в порядке, проведите внеплановую проверку.    

Проверьте сдачу деклараций и отчетов

Ваше предприятие сдает отчетность в электронной форме? Просмотрите, есть ли в архиве программы квитанции о приеме деклараций и отчетов контролирующими органами. 

Если бухгалтер отправляет отчетность почтой, попросите его показать описи вложения и почтовые квитанции. Бухгалтер сдает все отчеты лично? Проверяйте наличие вторых экземпляров со штампами фондов и ФНС. 

Посмотрите на даты сдачи отчетности. Соответствуют ли они срокам, которые устанавливает законодательство? Проводите проверку по мере сдачи отчетности: ежеквартально, ежегодно.   

Проверьте, есть ли задолженность перед бюджетом

Попросите бухгалтера провести сверку расчетов с налоговой инспекцией. Просмотрите полученный акт. Если в нем указаны недоимки и переплаты по налогам, пени и штрафы, потребуйте у бухгалтера разъяснений.

Итоги

• Проведите собеседование в два этапа: сначала беседа лично или по видеосвязи, затем — выполнение тестового задания.
  На первом этапе задайте вопросы о квалификации и опыте работы кандидата, спросите, с какими видами деятельности он сталкивался. Узнайте, почему кандидат ушел с предыдущего места работы и попросите контакты предыдущих работодателей, чтобы запросить у них рекомендации. 
• Предложите одному или нескольким соискателям выполнить тестовые задания из теоретического и ситуационного блоков. Дайте задачу на проверку навыков работы с программным обеспечением.
• Выберите бухгалтера и заключите с ним договор — трудовой или гражданско-правовой. Если бухгалтер будет иметь доступ к деньгам или имуществу предприятия, заключите с ним договор о материальной ответственности. 
• Регулярно контролируйте работу специалиста, не отстраняйтесь от финансовых вопросов. Это поможет вам уберечь бизнес от потрясений и неожиданных расходов.