Как работать с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность — неотъемлемый элемент бизнеса. Сама по себе дебиторка не есть зло, но ее нужно жестко контролировать. Грамотно выстроенный алгоритм управления долгами дебиторов — гарантия финансовой стабильности компании. Расскажем, как это делать.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность — суммы, которые контрагенты задолжали вашей компании. Например, вы внесли предоплату, а работа еще не выполнена. Вы отгрузили товар, а деньги за него от покупателя еще не пришли.

Виды дебиторки

Дебиторка бывает нормальной и просроченной. Пока срок исполнения обязательств по договору еще не истек, задолженность считается нормальной. Если договорной срок уже вышел, а деньги, товары или услуги от контрагента так и не поступили, задолженность становится просроченной. 

В бухгалтерском и налоговом учете просроченную задолженность также разделяют на сомнительную и безнадежную. Сомнительная — это просроченная задолженность, которая не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Просроченная задолженность, которую взыскать невозможно, — безнадежная.

Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.  

Как работать с дебиторкой

В алгоритме управления надо четко распределить ответственность сотрудников на всех этапах работы с контрагентами. Каждый этап должен быть ограничен по времени, а функции сотрудников не должны дублироваться.

→ Если задолженность нормальная

Управление нормальной задолженностью обычно не выходит за рамки отдела продаж. Например, по условию договора заказчик должен оплатить работу в течение десяти дней с момента подписания акта приема-передачи. Ответственный сотрудник — менеджер. Пока что его обязанность — позвонить клиенту за три дня до истечения срока и напомнить об оплате. 

→ Если просрочка до 30 дней

В период кризиса многие компании столкнулись с финансовыми проблемами. Часто ваш должник помнит об обязательствах, но по объективным причинам не может выполнить условия сделки в договорные сроки. Задача кредитора — постоянный контакт с должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.

Можно предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и прикладывает к нему график платежей.

Можно сделать взаимозачет. Если есть взаимные обязательства, когда ваша компания должна клиенту за товар, работы или услуги, можно провести взаимозачет требований.     

В сложные времена идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный способ сохранить ядро клиентской базы, обеспечить себе репутацию надежного партнера. Фундамент доверительных отношений, который вы заложите сейчас, сработает в вашу пользу после кризиса.     

Что делать при просрочке платежа до 30 дней

→ Если просрочка от 30 до 60 дней

Если долг так и не вернули, нужно направить клиенту досудебную претензию. В ней указывают суть претензии, полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения задолженности. К претензии следует приложить расчет штрафных сумм и копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.  

Если дело дойдет до суда, кредитору потребуется доказательство, что претензия была вручена должнику. Поэтому лучше отправлять документ через курьерскую службу или ценным письмом с описью вложения.  

Обычно претензию отправляют по истечении 30 дней с конечной даты просрочки платежа, если иной порядок не прописан в договоре. 

Что делать при просрочке платежа от 30 до 60 дней

→ Если просрочка более 60 дней

Что делать, если финансовое положение должника не позволяет целиком погасить долг, а его бизнес близок к краху? Нужно просчитать все альтернативные варианты. Что выгоднее для компании? Идти на судебное разбирательство или попытаться быстро вернуть хотя бы часть средств? 

Есть варианты мирного решения вопроса.

Прощение части долга

Например, клиенту можно простить часть долга при условии, что остаток он выплатит деньгами или имуществом. Скажем, поставщик отгрузил покупателю товар на 200 тысяч рублей. Себестоимость этой партии товара составляет 100 тысяч рублей. У покупателя возникли серьезные финансовые проблемы. Стороны начали переговоры и решили, что покупатель заплатит 60% от суммы долга — 120 тысяч рублей, а остальные 40% поставщик ему простит.

Продажа долга

Другой вариант — продажа дебиторской задолженности по договору цессии, если договор между сторонами не запрещает передачу долга третьему лицу. Та же ситуация: заказчик должен исполнителю 200 тысяч рублей. Денег у заказчика нет и он не может погасить свой долг даже частично. Но у заказчика тоже есть клиент, который задолжал ему 200 тысяч рублей. Исполнитель продает долг своего заказчика клиенту заказчика за 150 тысяч рублей. В результате исполнителю удается вернуть 150 тысяч рублей. Клиент проводит зачет требований с заказчиком по документам на 200 тысяч рублей и экономит 50 тысяч рублей.          

Если альтернативные варианты не подходят, пора подавать иск в суд. 

Что делать при просрочке платежа более 60 дней

→ Если просрочка стала безнадежной

Иногда взыскать долг не удается. Например, приставы прекратили исполнительное производство, поскольку у должника нет имущества и взять с него нечего.

Безнадежную задолженность нужно вовремя выявлять и списывать на убытки. Во-первых, своевременное списание такого долга поможет сэкономить налог на прибыль. Во-вторых, «мертвая» дебиторка искажает реальное положение дел компании: в активе отражаются суммы, которых на самом деле нет. Это значит, что показатели чистой прибыли будут завышены, а результаты финансового анализа — недостоверны.

Что делать в конце каждого квартала

Как анализировать дебиторскую задолженность

Если регулярно не контролировать размер, качество и скорость оборота дебиторской задолженности, это неизбежно скажется на платежеспособности предприятия.

• Контрагенты не будут исправно выполнять финансовые обязательства.
• Нарушится нормальный цикл превращения долгов дебиторов в денежные средства.
• Периодически будут возникать кассовые разрывы и компания не сможет вовремя расплачиваться с кредиторами.

Контролировать дебиторскую задолженность поможет регулярный анализ финансовых показателей. Анализ всегда выполняется в динамике: надо сравнивать значения показателей за несколько последовательно идущих периодов: месяцев, кварталов, лет. Для этого обычно рассчитывают следующие показатели.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в днях

Показывает, сколько дней занимает цикл превращения дебиторки в денежные средства.

где:

Доля просроченной задолженности в общем объеме дебиторки

Отражает качество управления дебиторской задолженностью в компании.

Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов

Показывает, насколько правильно выстроена кредитная политика в отношении клиентов.

Соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью

Показывает, какая сумма дебиторки приходится на один рубль обязательств перед кредиторами компании. Оптимально, если размер этого показателя варьируется в пределах от 0,9 до 1,1.

Пример. Исходные данные для анализа.

Расчет финансовых показателей.

Анализ финансовых показателей

У предприятия значительно снизился объем продаж — из-за этого уменьшился объем оборотных активов, в том числе дебиторской задолженности.

Сократился период оборачиваемости дебиторки. Вероятно, компания пересмотрела кредитную политику с контрагентами и уменьшила период отсрочки платежей по договорам. 

Доля просроченной задолженности резко выросла. Это говорит о снижении платежеспособности клиентов и неэффективной работе персонала с долгами дебиторов.

Выросла доля дебиторской задолженности в оборотных активах. Следовательно, увеличилась доля средств компании, которые заморожены в долгах. 

Пока соотношение дебиторской и кредиторской задолженности остается в пределах нормы. Но общая тенденция негативная. Предприятию нужно направить максимум усилий на снижение величины просроченной задолженности.

Дебиторка в Seeneco

В Seeneco можно выставить счет контрагенту прямо из личного кабинета. Реквизиты получателя подставляются автоматически, а реквизиты контрагента — по номеру ИНН или названию компании. Счет уходит клиенту — оплатить счет можно в пару кликов.

В специальном интерфейсе счета от Seeneco клиент может сразу выбрать банк для оплаты, авторизоваться в интернет-банке и подписать готовое платежное поручение. После оплаты статус счета изменится автоматически, а в разделе «Продажи» вы увидите все выставленные счета и их статусы: «Оплачен», «Не оплачен», «Частично оплачен». Больше никаких потерянных платежей: все на одной экране.

Итог

Дебиторская задолженность нуждается в постоянном контроле. Регулярно анализируйте состояние дебиторки. Разработайте четкий алгоритм по работе с долгами. Используйте все доступные средства воздействия на клиентов для погашения просроченной задолженности: от телефонных переговоров до судебного разбирательства.