Как выстроить управление финансами в ИТ-компании

Финансовый учет — актуальная тема для многих растущих софтверных компаний. Особенно если компания занимается заказной разработкой ПО или внедрением ИТ-решений: по мере роста компании число проектов растет, денежные потоки становится сложно контролировать и становится очевидно, что нужен системный подход.

Мы попросили поделиться опытом управления финансами в ИТ-компании финансового директора CodeInside Елену Емелину.

CodeInside — ИТ-разработчик с офисом в Пензе. Компания с 2009 года разрабатывает программное обеспечение для госструктур, коммерческих компаний в России и за рубежом. В 2017 году CodeInside закрепилась и в рейтинге международных IT-разработчиков Top Custom Software Development Companies.

Елена, придя в CodeInside из лизинговой компании, в которой получила хороший опыт организации денежных потоков, полностью выстроила управленческий учет, расширила горизонты планирования бюджетов, создала систему контроля рентабельности проектной деятельности. Елена рассказала для блога Seeneco о том, как организован сейчас учет в их компании, и на какие вещи в управлении финансами нужно обратить внимание ИТ-предпринимателям.

Модели ценообразования в ИТ-проектах

Не секрет, что основной ресурс любой ИТ-компании – это люди. Именно их знания, умения и компетенции, выраженные в услугах для заказчиков, приносят деньги. Но это и основная статья затрат. Поэтому от того, как компания управляет этим ресурсом, и зависит ее денежный поток.

Сначала нужно отметить, что наша компания работает по двум моделям проектного ценообразования – Fixed Price и Time&Materials. Первая модель – это традиционная модель проектной разработки, когда заказчик и менеджер проекта определяют в техзадании весь объем работ, согласовывают фиксированный бюджет и точные сроки реализации проекта. В Fixed Price (или Fixed Fee) клиенты оплачивают конечный результат, а исполнитель – время своих разработчиков. В этом случае, если программисты проведут больше времени за разработкой, а бюджет не изменится, то прибыль компании снижается. Поэтому тут много зависит от умения менеджеров оценить заранее трудозатраты. Хотя риски и форс-мажоры могут возникнуть в любом проекте.

Вторая модель – Time&Materials (T&M) – это оплата заказчиком фактически затраченных ресурсов – времени разработчика. Сейчас такая методика встречается все чаще и чаще, и все больше наших проектов переходит также на эту модель. Конечно, она несет гораздо меньше рисков для нас. Но и для заказчика имеет свои плюсы, когда высока степень неопределенности. Безусловно, что с заказчиком при этом важно определить предел рентабельности, чтобы были определенные рамки конечного бюджета.

Как для проектов с фиксированной ценой, так и проектов Time&Materials важно иметь систему учета, которая показывает, каков общий бюджет, сколько уже сделано, какое количество часов при этом потрачено.

Особенности проектного учета

В нашей компании несколько десятков разработчиков и одновременно несколько разных проектов. Один сотрудник не работает постоянно над одним проектом. Часть рабочего времени он уделяет одному проекту, часть – другому. Может в течение дня выполнять различные задачи для нескольких проектов. Кроме этого, проекты заканчиваются, появляются новые, кто-то из сотрудников уходит в отпуск, кого-то нанимают на работу.

Чтобы во всем этом потоке корректно рассчитать, сколько же конкретный проект стоит для компании, мы настроили выгрузку данных о временных затратах сотрудников на проекты из системы тайм- и таск-менеджера (мы используем сервис Assembla). Далее, на основе этих данных уже в Google-таблицах группируются и анализируются финансовые результаты. Сейчас мы собираем данные по факту, но движемся к тому, чтобы оценивать рентабельность в real-time: сколько сделано, сколько часов потрачено и каков общий бюджет, чтобы мы заранее видели, когда мы приближаемся к тому, что мы «потратили» весь бюджет проекта.

Оценка рентабельности проектов

Четкий учет и распределение времени по проектам дает возможность оценивать рентабельность проекта. Расчет рентабельности мы строим на основе метода начислений – то есть на основе признания доходов и расходов проекта, – ​независимо от фактического времени поступлени​й и выплат денежных средств.

Проектный учет методом начисления позволяет разбивать денежные потоки по отдельным задачам. В итоге становится видно, сколько каждый заказчик заплатил и какую долю он нам приносит в общей выручке. Причем важен не сам валовый доход, а чистая прибыль от конкретного проекта. Миллионный бюджет, десятки программистов и множество задач в сухих цифрах могут обернуться мизерной прибылью.

Некоторые проекты у нас показывали низкую рентабельность. Если мы видим, что работать невыгодно – отказываемся от такого проекта, если заказчик не готов повысить стоимость.

Проект может становиться менее рентабельным из-за выполнения гарантийных обязательств. Это может случиться, когда проект уже сдан, но по договору нужно внести корректировки в программу. Такую работу компания оплачивает разработчикам самостоятельно, и заказчик не компенсирует такие затраты. Метод начисления выявляет подобные траты: проект уже закончился, выручка и основная себестоимость по нему начислена, а сотрудники продолжают работать над устранением недоработок. Анализ таких ситуаций позволял нам принимать более взвешенные управленческие решения на будущее.

Точки контроля и финансовые показатели

Раз в месяц мы в Codeinside – руководители, заместители, менеджеры – собираемся и для анализа финансовой ситуации по проектам и в целом по компании. Мы отслеживаем и обсуждаем ряд показателей:

• Себестоимость проектов: как выше уже сказали, мы вычисляем, сколько реально затрат мы понесли на реализацию проекта. При оплате по схеме Fix Price списываем эти траты из прибыли, а при Time&Materials можем переложить на оплату заказчиком.
• Количество продуктивного времени и потерь: финансовая эффективность складываются в нашей сфере из того, как расходуется время наших сотрудников, поэтому мы отслеживаем, как программисты отчитываются в системе учета. К примеру, если на проекты списано не 168 часов, а всего 130, пытаемся вычислить, что происходило в неучтенное время  – решение внутренних задач, горящие хвосты, перекуры и кофе-брейки.
• Структура косвенных расходов: определяем, сколько денег потратили на аренду, развитие сотрудников, административный персонал и другие косвенные расходы.
• Чистая прогнозируемая прибыль от предлагаемых проектов: выбираем интересные заказы, обсуждаем бюджет, рассчитываем рентабельность.
• Планируемые расходы и поступления: анализируем прогноз денежного потока, сверяем платежный календарь, намечаем управление свободными средствами.

С такой информацией проще принимать управленческие решения. Это позволяет находить точки роста и повышать эффективность работы.

Планирование финансов

Раньше планирование финансов в нашей компании велось на относительно короткий срок. Сейчас горизонт планирования – 1 год.

Источник информации для планирования – это договора с заказчиками (планируемые доходы и сроки выплат) и информация от менеджеров проектов какие трудозатраты и расходы ожидаются. Постоянные расходы, как правило, нам известны, по предыдущим периодам. Плюс мы закладываем некоторую дельту.

На основе этого строится прогноз движения денежных средств и платежный календарь, который позволяет управлять наличием денежных средств:

• Поступления и расходования разносим на ближайшие месяцы так, чтобы не возникало кассовых разрывов, а временно свободные деньги были размещены на депозите.
• Поскольку мы как ИТ-компания имеем льготы по размерам страховых взносов, при условии, что сумма доходов от профильной деятельности составляет более 90%, – мы следим за структурой доходов внутри квартала.

Управление свободными деньгами

В Codeinside мы стараемся, чтобы деньги всегда работали, а не лежали на расчетном счете без дела. Полученная выручка хранится на депозите и к определенному сроку поступает на счет для оплаты ФОТ (зарплаты, страховые взносы, больничные и отпускные), налогов или аренды. Аванс выплачивается 20-го числа, зарплата – 5-го, затем уплата налогов – таки образом всегда легко просчитать, к какому дню, сколько денег понадобится. Именно к этому сроку деньги переводятся на расчетный счет. При этом там всегда есть небольшой резерв на неотложные нужды. Все остальное на депозите.

Банки предлагают депозиты для юридических лиц, где можно частично снимать средства в любой момент. Нет ничего страшного в том, чтобы полностью отозвать деньги досрочно – потеряны будут только проценты.

Рекомендации для ИТ-компании

Если вы начинающий предприниматель в ИТ-сфере или у вас в штате нет профессионального финансиста, есть ряд важных вещей, сделав которые вам будет проще управлять компанией и контролировать ее финансовое состояние. Вот некоторые из них:

• Введите учет рабочего времени сотрудников: введите дисциплину распределять рабочее время по проектам, задачам. В этом вам могут помочь множество специальных инструментов и сервисов.
• Определите стоимость часа каждого программиста: для ориентира можно взять текущую зарплату сотрудника и данные о заработке аналогичных специалистов по рынку.
• Старайтесь эффективно распределять трудозатраты по проектам: на проект с небольшим бюджетом посадить сотрудника с невысокой стоимостью часа, чтобы заказ не выполнял тот специалист, который обходится работодателю дороже.
• Рассчитывайте себестоимость услуг и полную стоимость разработки: для этого учитывайте все расходы и сопутствующие траты отдельно по каждому проекту.
• Планируйте все денежные потоки и составляйте платежный календарь хотя бы на пару-тройку месяцев, чтобы избежать кассовых разрывов. В любой момент времени нужно понимать, какие суммы будут поступать в ближайшее время по действующим договорам и проектам, а также какие расходы предстоят компании.