Учет рабочего времени сотрудников: что это такое, как правильно его вести и для чего это нужно — правила, способы и методы

Опубликовано

31.05.2022

Время на чтение

9 минут

Автор

Ольга Литвинцева

Кол-во просмотров

3 023

Кол-во комментариев

Оглавление

Одна из основных функций работодателя — это учет использования рабочего времени сотрудников на предприятии. От количества отработанных персоналом часов напрямую зависят расходы на заработную плату. Кроме того, контроль дает возможность оценить производительность компании. Не стоит забывать и о том, что эти действия необходимы по действующему законодательству.

В наши дни выполнять эту процедуру стало намного легче благодаря появлению специализированного программного обеспечения. В этой статье будут рассмотрены разные способы и правила проведения мониторинга рабочего процесса, а также перечислены наиболее эффективные решения.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Это понятие регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Под ним подразумеваются часы, в которые сотрудник исполняет свои непосредственные обязанности. При этом во внимание принимаются положения составленного при приеме в штат договора, а также внутренние правила фирмы. Сверхурочная занятость тоже подпадает под это определение и должна быть дополнительно оплачена. Нормативные акты регулируют и продолжительность работы. По современным правилам она равняется 40 часам.

Понятие режима

Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
Продолжительность перерывов, их график.
Число смен, в которое осуществляется производство.
Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Понятие учета рабочего времени сложное. Эти пункты прописываются во внутреннем распорядке компании. Если существуют исключения для некоторых специалистов, то они обязаны быть зафиксированы в контракте. Кроме того, значения указанных выше параметров не должны идти вразрез с Трудовым кодексом Российской Федерации. Требования отражены в статье 110. К примеру, там прописано, что человек должен отдыхать в течение минимум 42 часов подряд, вне зависимости от расписания. Не распространяется данное предписание на вахтовый метод. Однако и в этом случае обязателен хотя бы один выходной.

Для чего нужен учет рабочего времени работника

Правильный мониторинг дает возможность решить сразу несколько проблем. Прежде всего, это контроль соблюдения установленного распорядка. Кроме того, данные в табеле применяются для проведения расчета зарплаты сотрудниками. В зависимости от количества часов бухгалтерия формирует выплаты.

Также информация позволяет оценивать эффективность специалистов.

Еще одна причина – экономическая. С помощью полученных сведений менеджеры могут рассчитать себестоимость труда и оптимизировать систему в будущем.

Какие существуют виды учета отработанного времени

Согласно существующему законодательству работодатель должен осуществлять эту операцию. Но способ при этом не регламентируется. Это остается на усмотрение фирмы. Выделяют несколько основных подходов.

Поденный

Этот тип отличается хорошим сочетанием с нормированным расписанием. В документах отображается занятость за смену. В момент подсчета зарплаты бухгалтеры складывают цифры.

Однако при гибком графике предложенный метод может оказаться неудобным. К примеру, сотрудник работает 5 часов во вторник и 11 в четверг. В среднем выходит 8, но из них три придется оплачивать сверхурочно.

Понедельный

Этот вид оптимален для ситуации, приведенной выше. В нем суммируется время, отработанное за неделю. Главное, чтобы показатели не шли вразрез с нормативными актами. Как было сказано ранее, максимальное значение – 40. Работа выше нормы вознаграждается дополнительно.

Суммированный

Если возникает необходимость, то учетный период можно расширить до:

месяца;
квартала;
года.

Но в этой системе есть исключение. При осуществлении деятельности во вредных условиях отрезок не должен превышать 90 дней.

При принятии руководителем решения об использовании этого подхода необходимо издать отдельный приказ и зафиксировать все в нем.

Табель

Это первичная форма контроля, которая используется в организациях. Туда специалист по кадрам заносит все данные. По своему усмотрению руководство может разработать собственную форму или использовать предложенную государством – № Т-12.

Выходной день

Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время. Если сотрудник привлекается к работе в день отдыха, его рабочие часы оплачиваются в двойном размере.

При суммированном учете это правило работает не всегда, так как в этом случае ТК РФ предписывает оплачивать вдвойне только праздники, а обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, при этом сотрудник может отдыхать в другие дни недели.

Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников

Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.

Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.

Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.

Еще один способ – использование таблиц в программе Excel или сервисах Google. Главный плюс – это простота использования. Достаточно создать шаблон, а потом в каждый учетный период вписывать цифры. Также фирма не несет дополнительных расходов.

Метод, к которому прибегают крупные организации, – это установка контроллеров. Каждому сотруднику выдают магнитную карту. Чтобы попасть на территорию предприятия, ее нужно приложить к сканеру. Оборудование служит для тщательного контроля часов и минут, которые человек провел на рабочем месте. Но у этого подхода есть и слабые стороны. Прежде всего, это высокая стоимость аппаратуры. Поэтому небольшие фирмы не могут себе ее позволить. Ремонт устройств тоже недешевый, что влечет за собой дополнительные затраты. Кроме того, в период обслуживания персонал не сможет добраться до рабочих мест. Еще один недостаток – довольно высокая вероятность потерять карту.

Еще одно решение – применение CRM-систем. В них встроен автоматический таймер. Он запускается, когда работник запускает приложение. При выключении счетчик останавливает. Плюсы – простота и надежность. Слабая сторона – возможная путаница поначалу. Многие будут забывать запустить или выключить программу.

Кто должен вести учет рабочего дня

Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджмента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.

Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.

Уполномоченное лицо должно:

фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.

Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.

Какими бывают формы учета отработанного времени

До 2013 года организации были обязаны следовать государственным стандартам. Теперь у руководства есть законная возможность разрабатывать собственные шаблоны. Однако большое количество компаний продолжают использовать те, что предлагает Госкомстат. Причины их популярности заключаются в удобстве, структурированности и функциональности. Также они просты в использовании и не требуют от специалистов освоения дополнительных навыков. Для создания табеля, в частности, применяются формы Т-12 и Т-13. Последняя создается при помощи автоматизированных систем.

Документы заполняются в одном экземпляре ответственным лицом. После закрытия ставятся подписи представителя отдела кадров и менеджера. После бумага передается в бухгалтерию. Она хранится в архиве в течение следующих 5 лет. Однако есть исключения. Если хотя бы один работник трудился в тяжелых условиях, то срок увеличивается до 50.

Сменный режим

Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.

При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:

руководитель издает соответствующий приказ;
изменения отображаются в коллективном договоре;
разрабатываются графики выхода на смену;
оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
проводится ознакомление с распорядком.

При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно правил учета рабочего времени

Пренебрегать предписаниями не стоит, поскольку это может повлечь за собой санкции со стороны контролирующих органов. Поэтому нужно позаботиться о подготовке всех документов.

Статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает следующие взыскания:

за нарушение правовых нормативов – от 1 до 5 тысяч рублей с ответственных сотрудников;
за ведение предпринимательской деятельности без регистрации предприятия – от 1000 до 5000, другой вариант – остановка работы фирмы на 3 месяца;
с юридических лиц – 30 000 – 50 000.

Поэтому начальникам важно точно знать, что такое учет рабочего времени, как ведется в подконтрольных им компаниях.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Источники: