Выгодно ли переводить часть сотрудников на постоянную удаленку?

В пандемию многие бизнесы вынужденно перешли на временную удаленку. Время показало, что такой вариант занятости помогает экономить на расходах — и часть работодателей задумалась: а не перевесили ли часть сотрудников на постоянную удаленку?

Разберем, как посчитать затраты на удаленку, поможет ли она экономить и дальше, а также как правильно оформить этот вариант занятости.

Какие затраты возникают с внедрением удаленки

Затраты работодателя можно условно поделить на разовые и регулярные.

Разовые затраты возникают до того, как удаленщики приступят к работе и связаны с тем, чтобы обеспечить сотрудников оборудованием, программным обеспечением, гарнитурой и другими средствами, без которых не получится работать.  

Если удаленный работник имеет право подписывать документы от лица компании, например, вносит данные в ЕГАИС, ведет электронный документооборот с контрагентами, отправляет отчетность в госструктуры, то разовые затраты возрастают на стоимость электронно-цифровой подписи.

Разовых затрат может не быть совсем, если работники просто берут рабочую технику из офиса домой.

Регулярные затраты сопровождают компанию на протяжении всего времени «удаленки». Регулярные затраты у каждой компании свой и они зависят от специфики деятельности.     

Например, чтобы отправить на удаленку работников колл-центра, потребуется виртуальная АТС. Подключение обычно происходит бесплатно, а далее с абонента ежемесячно списывают плату по тарифу. Для контроля работы удаленного отдела продаж может потребоваться CRM-программа, а для контроля за удаленной бухгалтерией – сервис по учету рабочего времени. Плату за пользование этими сервисами обычно тоже вносят помесячно.

Если компания еще не перешла на электронный документооборот, то для обмена бумажными документами придется привлекать курьерскую службу.

К регулярным затратам также относятся компенсации:

• арендной платы, когда сотрудник арендует нужное для работы оборудование у третьего лица, а работодатель возмещает ему стоимость аренды;
• стоимости расходных материалов: канцелярии, чернил и картриджей для принтера;
• износа, если работник использует в работе личное имущество: компьютер, принтер, сканер, МФУ;
• расходов по оплате электроэнергии, связи, интернета.

Какую компенсацию платить работнику

Законодательство не устанавливает порядок расчета компенсаций. Работодатель может установить размер компенсаций самостоятельно. Например, 1,5 тысячи рублей в месяц на каждого удаленного работника. Но если компания учитывает расходы при налогообложении прибыли, стоит привязать расчет суммы компенсаций к конкретным показателям. Например, срок полезного использования имущества, амортизация. Такой подход подтвердит экономическую обоснованность расходов и убережет компанию от претензий налоговиков.  

Пример, работник использует личный ноутбук, который он купил за 45 тысяч рублей. По коду ОКОФ персональный компьютер относится к подгруппе 330.28.23.23. Срок полезного использования такого имущества — от двух до трех лет. Пусть срок полезного использования ноутбука составляет 36 месяцев, тогда амортизация составит 1 250 рублей в месяц.

Так как работник на удаленке использует свое имущество не только для выполнения трудовой функции, но и для личных целей, в сумму компенсации включают только рабочее время.

У работника стандартный график — 40 часовая рабочая неделя. Согласно производственному календарю, в ноябре 2020 он отработал 159 часов. Это 22% от общего времени: (159 рабочих часов / (30 дней * 24 часа) * 100%).

Посчитаем компенсацию за использование ноутбука за ноябрь: 1 250 рублей / месяц * 22% / 100% = 275 рублей.

Аналогично можно рассчитать компенсацию других затрат.

Пример: работник платит за домашний интернет 700 рублей в месяц. За ноябрь 2020 ему положена компенсация в размере 154 рубля (700 рублей * 22% / 100%).   

Возместить работнику стоимость расходных материалов можно на основании предъявленных чеков.

Финансовая выгода для работодателя

Удаленка позволяет снизить расходы. Вот на чем можно сэкономить:

Аренда офиса

Аренда — одна из самых крупных расходных статей большинства компаний.

Например, средняя стоимость аренды одного квадратного метра офисных площадей в Москве по данным msk.restate.ru составляет две тысячи рублей. По СанПиНу площадь рабочего места не должна быть меньше 4,5 квадратных метров. То есть аренда одного рабочего места для офисного сотрудника в среднем обходится в девять тысяч рублей ежемесячно.

Таким образом, удаленка позволяет:

• полностью отказаться от офисных помещений, если административный персонал переведен на удаленку в полном составе;
• сократить офисные площади, если часть сотрудников осталась офлайн или работает удаленно, но посещает офис время от времени.

На заметку: многие компании в пандемию реорганизовали часть офисных площадей в коворкинги — в них рабочие места не закрепленные за конкретным работником. То есть рабочее место используется несколькими сотрудниками, которые посещают офис в разное время или в разные дни.

Обслуживание офиса

Отказ от офиса или сокращение площадей позволяют экономить на коммунальных платежах, клининге, охране. Снизить затраты на сервис и удобства для работников: кофе, чай, вода, сладости, обслуживание кофейных станций, систем кондиционирования, организацию горячего питания. Сократить расходы на выполнение требований Роспотребнадзора: установку дозаторов с антисептиками, бактерицидных рециркуляторов, обеспечение сотрудников масками, перчатками.   

Проезд сотрудников до места работы

Иногда компании возмещают персоналу расходы на проезд к месту работы. Так как удаленщики работают из дома, то работодатель может сэкономить:

• на развозке сотрудников до дома или ближайшей станции метро;
• на компенсации стоимости проездных билетов;
• на компенсации за использование личных автомобилей, затрат на бензин и платную парковку.

Зарплаты

Снижать своему персоналу зарплату за переход удаленку запрещено. Но если система взаимодействия и контроля персонала уже отлажена, можно нанимать новых работников из других регионов. Уровень зарплатных ожиданий в разных субъектах России отличается и хороший специалист из другого региона может обойтись работодателю на порядок дешевле.

Как оформить постоянную удаленку

С 2021 года вступают в силу изменения в ТК РФ о порядке регулирования удаленной работы. Поэтому, если компания еще не привела в порядок кадровые документы, пора это сделать.

Комплект документов о переводе сотрудника на удаленку должен содержать:

• Письменное заявление сотрудника о том, что он согласен перейти на удаленный режим работы.
• Приказ работодателя об установлении удаленного режима.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывают:
  • место выполнения трудовой функции: вне места нахождения работодателя;
  • виды связи с работодателем;
  • время нахождения на связи и сроки реагирования;
  • порядок и сроки сдачи отчетов о результатах работы;
  • размер компенсаций, порядок их расчета и сроки выплаты;
  • порядок и сроки обеспечения работника средствами труда;
  • прочие положения, которые отражают специфику трудовой функции.
• Акт приема-передачи оборудования, если компания обеспечивает работника необходимыми средствами труда.

Итоги

Организация перехода на удаленку требует от работодателя определенных затрат. Они могут носить как разовый, так и регулярный характер. Но в перспективе перевод на удаленку помогает снизить расходы на содержание административного аппарата. Для перевода работника на удаленку нужно заручиться его согласием и составить допсоглашение к трудовому договору.